تأثير النظم الإنسانية لتشغيل المعلومات على تطوير نظم المعلومات
مقدمة:
تعد المعلومات السمة الأهم للعقود الاخيرة من القرن العشرين لدرجة تسمية العصر الحالي بعصر (ثورة المعلومات والاتصالات) وأدى هذا التطور إلى ازدياد حجم المعلومات التي يجب أن تقدم لمتخذي القرار.
كما أن المنظمة الاقتصادية هي الأكثر تأثراً بالتقدم التقني والتكنولوجي الذي يسود العصور المتلاحقة، فلقد شمل التقدم التقني كافة أعمال ونشاطات المنظمة من أتمتة الإنتاج إلى عمليات تصميم المنتجات وكذلك التسويق و وسائله المختلفة وإدارة الأفراد وتنمية الموارد البشرية ...... الخ.
ولقد أصبحت المعلومات عنصراً هاماً من عناصر الإنتاج لما لها من اهمية في تحديد فعالية وكفاءة المنظمة، لذلك اتجهت المنظمات إلى تصميم وبناء أنظمة المعلومات من اجل السيطرة على الكم الهائل من المعلومات الضرورية لإدارة المنشأة وذلك لضمان وصول المعلومات موثوقة وصحيحة ودقيقة إلى كافة المستويات الإدارية بالشكل الملائم والتوقيت المناسب من أجل استخدامها في اتخاذ القرارات الرشيدة التي تساهم في تحقيق أهداف المنظمة.
وتعد المحاسبة أهم وأقدم نظم المعلومات ضمن المنظمة فهي أحد أهم المصادر الرئيسية للمعلومات حيث أنها تقدم القسم الأعظم من المعلومات التي تحتاجها كافة المستويات الإدارية والجهات الخارجية كما أنها تعالج كماً من البيانات عبر طرق وأساليب متعددة بالإضافة إلى علاقتها المتشابكة مع بقية أنظمة المعلومات ضمن المنظمة و كل ذلك في إطار وظيفتها الأساسية و هي إعادة عكس الواقع المالي للمنظمة.
إن بناء و تصميم نظم المعلومات المحاسبية وفق الأسس العلمية الحديثة في بناء النظم واستخدام الحاسوب في معالجة المعلومات المحاسبية يعد خطوة ضرورية لعقلنة إنتاج واستهلاك المعلومات في المنظمة.
ولقد أثرت هذه البيئة الجديدة في إعداد و تأهيل المحاسب فأصبح المطلوب أن يكون المحاسب أكثر فعالية في المساهمة في تصميم نظم المعلومات المحاسبية وتقديم المعلومات للمساعدة في اتخاذ القرارات عوضاً عن إضاعة الوقت في تسجيل قيود اليومية وترحيلها إلى الأستاذ العام وإعداد ميزان المراجعة و التقارير المالية يدوياً.
تعريف النظام :
كي نتمكن من فهم نظم المعلومات يجب أولاً أن نورد بعض التعريفات الخاصة بالنظام و هي:-
1- يعرف النظام على انه " مجموعة مترابطة ومتجانسة من الموارد والعناصر ( أفراد – التجهيزات – الاموال– المهمات ) التي تتفاعل مع بعضها البعض داخل إطار معين ( حدود النظام ) تعمل كوحدة واحدة نحو تحقيق هدف أو مجموعة من الأهداف العامة في ظل الظروف و القيود ( البيئة المحيطة )".
2- يعرف على انه " مجموعة من العناصر التي ترتبط مع بعضها البعض بسلسلة من العلاقات بهدف اداء وظيفة محددة أو مجموعة من الوظائف" .
في العقدين الماضيين، ظهر العديد من حالات الطوارئ الإنسانية وزادت نتائجها المأساوية في جميع أنحاء العالم (فريتز معهد،2005). والمد المتصاعد من تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، وكذلك انتشار، الحروب، والكوارث الطبيعية قد أدت إلى زيادة الفقر بالعالم وهذا ما يؤدي إلى توقع انفجار شديد، وبالأخص في أفريقيا (الإغاثة ويب، 2006). وردا على ذلك بدأ المجتمع الإنساني بتقديم المساعدات، وقامت هيئة الأمم المتحدة عن طريق وكالات متعددة الأطراف، والهيئات الحكومية، والمنظمات غير الحكومية والمنظمات التطوعية الخاصة، والمؤسسات الخيرية الأخرى،... الخ.
كان هناك الكثير من القلق واستمرت الانتقادات حول فعالية الوكالات الإنسانية، والإغاثة الإنسانية، ونتيجة لذلك زادت الميزانيات المرصودة لهذه الوكالات استجابة لهذه الانتقادات. ويتم تسجيل بيانات عن الجهات المانحة وما تقدمه من أموال فى صياغتها فى مستندات (لويس مادون،2004). وقد تبنت العديد من المنظمات الابتكار التكنولوجي باعتباره وسيلة لتحسين الأداء والنمو، فضلا عن تعزيز المساءلة والشفافية، ووضوح الرؤية.
نظم معلومات فعالة (اي اس اس) ضرورية لجميع المنظمات:
في أي مكان في العالم، توجد محطات دولية متخصصة لمتابعة أدق التفاصيل وتوفر معلومات دقيقة ويمكن تقديمها فى الوقت المناسب.
وهذا المعلومات المتوفرة تساهم بشكل كبير فى التنبؤ بحالات الطوارئ والاستجابة السريعة والفورية وعادة ما تكون حياة أو موت، فهذه المحطات الدولية ضرورية للإنسانية بأسرها وتعد إنذار مبكر، لما تقدمه من معلومات فى الوقت المناسب.
وبهذه الطريقة يمكن معرفة الكثير من الأنشطة الإنسانية المعقدة، مثل النقل والخدمات الضرورية والتواريدات والبرمجة والرصد والتقييم، وهذه المحطات همزة وصل بين المنظمات الإنسانية والإنسان.
نشأة وتطور نظم المعلومات
إن نظم المعلومات ليست وليد جديد وان كان هذا الاصطلاح قد بداء استخدامه في الخمسينات –فلو رجعنا إلى الوراء للعصور القديمة لوجدنا أن الإنسان القديم مارس الإدارة وهو لا يدركها لاتسامها بالغموض وبعدها عن الوضوح فهذه الآثار التي يعتر عليها من حين إلى أخر مثل شقف من الفخار عليها كتابة أو صورة على جدار الكهوف أو قطعة بالية من جلد حيوان إنما تحتاج إلى تفسير لإدراك لمعناها ذلك أن الحضارات القديمة لم تتبين أن ممارسة الإدارة ووظيفتها لها وزن .
أولا عصر ما قبل التاريخ
تأتي أول علامة على الطريق وهي نقطة البداية فبعد انحسار انهار الجليد فيما بين 10000- 9000 ق.م وكان من نتيجة موجة الجليد أن اختفت بالتدريج القطعان الكبيرة من الحيوانات الأكلة للعشب وحلت محلها حيوانات أكثر تفرقا وتناثر وأكثر خفة وسرعة ونتيجة لتأقلم الإنسان لهذه الظروف - ظروف العصر الحجري الأوسط – كان الإنسان يعيش باحثا عن الطعام يقتات من القنص وصيد السمك وقطف الثمر ، و خلال هذه الحقبة من الزمن ظهر الإنسان في مجموعات صغيرة تتحرك في بغية تبادل المعونة في الصيد والحماية من الأعداء – الحيوانات- .
على أننا لا نعلم من أمر الإنسان البدائي الأول الكثير فلم يخلف وراءه سوى بعض العظام من هياكل بشرية متناثرة وبقايا مواقد النيران والأدوات البدائية وقليل من الرسوم على جدران الكهوف وبالتالي فالأسلوب الذي تعلم به الإنسان وتطور لا نكاد نعرفه فلم يكن يعلم من أمور القانون وأنظمة الحكم والتعليم والإدارة شيء..
وفى نهاية المطاف حل محل هذه التفافات ثقافات تستخدم أساليب الزراعة البدائية والحيوانات الأليفة المستأنسة وتعلم الإنسان الزراعة وممارستها توقف بالتالي عن الترحال والطواف أخذ يعمر ارض ويربي الحيوانات ونتيجة لذلك تبلورت فكرة الحياة المستقرة وبداء فكرة نشأة القرية الصغيرة التي أدت إلى نشأت الحاجة إلى وسيلة بدائية لإدارة دفة شؤون الجماعة ولعل من المتوقع أن يتولى هذا الجانب من الإدارة كل ذكي حكيم وبنمو القرى الصغيرة وارتقاء حضارتها نما (المديرون) فأصبح منهم القساوسة والملوك يقبضون على زمام القوة والثروة في مجتمعاتهم وكانت مسائل الاستغلال المثمر للموارد من المشاكل التي جابهت المديرين من أبناء الحضارات الأولى.
ثانيا الحضارات القديمة
إن عدد من المبادئ والمفاهيم الحديثة يمكن إرجاع أصولها بسهولة إلى القدماء فنشئوا الحاجة أسلوب ما و إلى نظام حكم ما لإدارة دفة أمورهم أداء إلى تطور أنظمة الحكم و أدأب السلوك ، ولقد استخدم كثير من الحكام خدمهم المخلصين لينوبوا عن الحاكم ثم أصبح أولئك الخدم يشكلون مجالس استشارية للرؤساء ونمت قوتهم وذاع صيتهم فأصبحوا ومركز مقدسة في قبائلهم ، وبفضل مراكزهم الروحية استغلوا خوف الإنسان من كل خارق للطبيعة كي يضمنوا ولاء الناس لأنظمتهم وهذا أول ما يلفت النظر في الحضارات القديمة .
إن أقدم الوثائق المكتوبة في العالم ما عثر عليه في تراث الحضارة السوميرية التي يرجع تاريخها آلي خمسة آلاف سنة مضت ففي بعض هذه الوثائق ما دل على أن السومرين قد مارسوا نوعا من ( نظم المعلومات ) وذلك بإدارة وتوثيق كميات كبيرة من السلع الدنيوية تظم أمال الدولة والعقارات والأغنام والماشية وتقديم تقرير أو كشف حساب لكبير كهانتهم وهكذا وجد الكهنة أنفسهم يديرون ثروة دنيوية وتزيد صفة زوال الإنسان الأمر تعقيد فلو مات كاهن بعد أن اقرض أحدهم قرض من أموال الدولة فكيف يتسنى لخلفته أن يسترد الدين ، وعلاج لهذا ابتدعوا نظام الكتابة وتسجيل البيانات المتعلقة بكافة المعاملات وبذلك تكون هذه البيانات بداية لنظم المعلومات.
أما حضارة الفراعنة فبناء الأهرامات باستخدام وسائل تكنولوجيا بدائية بمقاييس العصر لدليل قاطع على القدرات الإدارية والتنظيمية التي تهيأت لمصر القديمة ، ويقدر العلماء بناء هرم يستنفد جهد ما يفوق على مائة ألف رجل لمدة عشرون سنة وهذا يعني في ضوء معايير العصر إدارة وتوجيه جهود مدينة قوامها مائة ألف خلال فترة البناء .
أن المعلومات اللازمة لتحديد مكان المحاجر والوقت المناسب لنحتها وتحديد حجمها وتسير نقلها إنما يقضي ممارسة ما نسميه المعلومات الإدارية للتخطيط طويل الأجل وقد تمكن قدما المصرين من إنجاز مهام مازالت تبهرنا أثارها بفضل استخدام الأعداد الكبيرة من العمالة المنظمة التي تحتاج لنظام معلومات دقيق لسير العمل والتدابير الاقتصادية في استخدام القوى العاملة أما ما تبقى من أثارهم فهو دليل قاطع على كفاءتهم ومعرفتهم الإدارية .
ثالثا حضارة العصور الوسطى
تعتبر العصور الوسطي بمثابة قنطرة بين القديم وفترة اليقظة المعروفة بعصر النهضة ورغم انتظام الإنسان في كيان إقطاعي فقد بداء في اتخاذ خطوات إيجابية في تفكيره حول الإدارة والحق يقال أن الفارابي قد وضع أمام حاكم الدولة توصيفا للوظيفة أما الغزالي فقد أعطى للحاكم الصورة المثلي لحسن التصرف وحدد له نظم الخصال التي يجب يطورها لكي يكون مدير ناجح ،أما البندقية قمة المبادلات الاقتصادية فقد طورت إشكالا مبكرة من نظم الأعمال وتصور لنا ترسانتها صور رائعة لليقظة الإدارية أما ميكيافلي فيسلط الضوء على خطط الأمراء المديرين في مجموعة من النظم - المبادئ - والتي لخصها في أربعة مبادئ هي :-الاعتماد على تقبل الإدارة -تماسك التنظيم -القيادة -الرغبة في البقاء .
ولعل هذه الفترة من زاوية الفكر الإداري ليست ذات وزن كبير لكنها جدير باهتمام باحث الإدارة كما تلقى الضوء على فكرة الصفوة المبكرة من رواد الإدارة.
ظهرت الإقطاعية فتغيرت وسائل الإنتاج الأساسية من المنازل والمحلات الصغيرة إلى المصانع الصغيرة التي أدت إلى نمو التنظيمات الصناعية الأكبر فيما بعد والتي تمخض عنها ظهور زيادة نوعية الصناعات وغيرها كما زاد حجم التعقيدات عن ما سبق في هذه المنضمات الأمر الذي صعبة مهمة أي فرد في الحصول على المعلومات الكافية ليدير النظم بكفاءة دون قيامه بأنشطة لتشغيل البيانات التي تمده بالمعلومات بالإضافة إلى هذا فنظام المصانع والإنتاج والمستمر أدى للحاجة إلى زيادة الاستثمارات وبالتالي انفصلت الإدارة عن الملكية ( الملاك المديرون) فمن ناحية المستثمرين يحتاجون للكثير من المعلومات عن التنظيم وأداء الإدارة لاستثمار أموالهم وبتطور الإدارة ازدادت الحاجة إلى تشغيل البيانات بجهد أكثر .
فرواد الإدارة العلمية حددوا الحاجة إلى تشغيل البيانات والمعلومات من ناحية ومن ناحية أخر ى نجد أن الإشراف على العمليات المصاحبة للنمو أصبح خارج نطاق التحكم الشخصي الواحد فالنمو في حاجة إلى تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة على أوجه نشاط المشروع بالإضافة إلي التعامل مع المشاكل المستمرة التي تنشا ولم يعد من الملائم حلها بطريقة التعامل الشخصي وجه لوجه كما أن تدفق المعلومات والتأكد من الأداء والتي كانت تعد صحيحة عندما كان المشروع صغير أم ألان فقد أصبحت متعددة ومعقدة وبالتالي أصبح المالك أو المدير يتعامل مع شبكة معقدة من العلاقات المتبادلة وأصبح هناك جزء كبير من المشاكل لتعرف حدود السلطة والمسؤولية التي تبداء لشخص ما وتنتهي بالنسبة لشخص أخر من يخدم من ؟ ومن يقدم تقارير لمن ؟ وهكذا ظهرت كل مشاكل التنظيم وظهرت بالتالي الحاجة آلي نظم معلومات إدارية تكون مرشد ومعين لمقابلة الأهداف الخاصة بالتنظيم وحقائق بتها الداخلة والخارجة الدائمة التغير .
رابعا حضارة العصر الحديث
ظهرت الثورة الصناعية فانبثق خلالها جيل جديد من المديرين بمفاهيم وأساليب حديثة وخلال هذه الفترة تغيرت أوربا من أمة زراعية رفيه إلي أمة صناعية تجارية ولعل أهم الابتكارات كان التغير في التنظيم الأساسي للإنتاج ورغم أن هذه التغير كان تدرجيا ومتداخل إلى حد كبير فتغيرت أساليب الإنتاج رأسا على عقب الأمر الذي نتج عنه إتاحة فرصة جديدة لتطبيق بعض المهارات الأحدث إذ كانت حافز على تطبيقها .
ثم ظهر الحاسب الآلي الذي أصبح جزء أساسيا في العمليات الإدارية ويعود هذا آلي القوة التي يمكن أن يمدنا بها هذا الجهاز في عملية إعداد المعلومات من تنظيمها وحفظها واستدعائها عند الحاجة إليها كذلك فان الأهمية لهذا الجهاز تعود إلي كمية البيانات والمعلومات التي يمكن له استيعابها ويمكننا ملاحظة الفترات التي مرت بها التطورات الحضارية خلال العصر الحديث على النحو التالي :-
أ ) -فترة الستينات(
تطورت النظرة إلى نظم المعلومات فأصبحت من الأدوات التي تساعد على تخفيض التكاليف المرتبطة بممارسة الأعمال الو رقية خاصة في المجال المالي والمحاسبي وتمثلت في تطبيق نظم المعلومات على الآلات نصف الأتوماتيكية مثل الآلات المحاسبية الإلكترونية ثم تشغيل البيانات إلكترونيا ثم أخذت المنظمات تنظر بشكل مختلف إلي نظم المعلومات واستخدمت لدعم الإدارة والتنظيم في الفترة من 60-70 كان يطلق عليها نظم المعلومات الإدارية وكان يعتقد انه يتم صناعة المعلومات لإعداد تقارير عن الإنتاج خلال أسبوع والوضع المالي خلال شهر بالإضافة آلي الجرد وتسوية الحسابات خلال نفس الفترة وبذلك احتاجت المنضمات إلى توفير الكثير من الآلات والأدوات اللازمة لدعم هذه الأنشطة .
ب ) - فترة السبعينات)
ثم تجميع المعلومات وتخزينها وتشغيلها وإجراء التحديث عليها لتحيق اهذ أف وإغراض خاصة إلى جانب رقابة العمليات الإدارية بالمنظمة ثم اتجه التشيع لنظم المعلومات خلال نفس الفترة حتى أصبحت نظم المعلومات تستخدم في دعم القرارات وتوفير الدعم الفني ( التنفيذي) والغرض من ذلك هو ترشيد عملية ضخ القرارات بجانب توفير السرعة والدقة للمنفذين والمديرين لمواجهة وحل المشاكل المعقدة في حالات محددة.
ج ) - فترة الثمانينيات)
تغير مفهوم نظم المعلومات من جديد حيث تم النظر إليها على أنها أحد الموارد البشرية التي تساعد على توفير أفضل الأوضاع للمنظمات التي تمكنها من الحصول على مركز تنافسي مميز وهذا يعكس الاتجاه نحو الإدارة الإستراتيجية والتخطيط الاستراتيجي داخل المنظمة .
د ) - فترة التسعينات وما بعده)
نتيجة للتقدم العلمي الواسع في مجل الاتصالات والإنترنت تغير مرة أخرى مفهوم نظم المعلومات حيث أصبحت نظم المعلومات الأساس الحقيقي الذي تعتمد عليه المنظمات في ممارسة العمليات الخاصة بها وتقديم المنتجات والخدمات وذلك من خلال تدعيم علاقتها بالعملاء والموردين باستخدام النظم الحديثة للمعلومات لتحيق وضع ومركز تنافسي أفضل .
1- العنصر البشرى ( الموارد البشرية ):
نتيجة لاستخدام الحاسبات الالكترونية فى المشروعات ظهرت مجموعة جديده من الافراد يعملون فى إدارة النظام مثل:
1- مدير إدارة نظام اعداد البيانات
2- مشغل الحاسب الالكترونى
3- محلل ومصممى النظم
4- مجموعة تجهيز البيانات
5- مجموعة الرقابة
6- مخططى البرامج
7- مجموعة امن النظام
8- قسم حفظ الملفات والبرامج
وظهرت هذه الوظائف نتيجة لاستخدام الحسابات الالكترونية
نجاح او فشل اى نظام يعتمد بصفة اساسية على كفاء وقدرة الافراد اللذين يعملون داخل النظام.
1- عنصر الاجهزة والاليات:
وتتمثل فى اجهزة الحاسب ويطلق هذا المصطلح على الوسائل المادية ضمن عناصر النظام التى تتولى وظائف مدخلات inputوالتشغيل processingوالخزين storageوالمخرجات output
2- البرامج:
تتمثل فى مجموعة برامج النظام فهى البرامج او سلسلة التعليمات التى توجه الى الحاسب لاداء مهمة معينة وتنقسم البرامج الى نوعين:
برامج النظام وبرامج التطبيقات.
والبرنامج عبارة عن مجموعة من الصيغ التى توضح للحاسب فى عمليات التشغيل خطوات التنفيذ خطوة خطوة بكل دقة.
3- قاعدة البيانات:
يوجد تعريفات عديدة منها:
- هى ملف البيانات التى تنظم بطريقة منطقية مناسبة تؤدى الى سرعة استرجاع كافة البيانات المختزنة او بعضها بهدف توفيرها لاداء نشاط او غرض ادارى معين.
تحقق قواعد البيانات المزايا الاتية:
1- تخزين كافة البيانات لجميع الانشطة بطريقة متكاملة وتصنيف وترتيب هذه البيانات بحيث يمكن استرجاعها.
2- متابعة التغيرات التى تحدث فى البيانات المخزنة وادخال التعديلات الازمة عليها لتكون فى الصورة الملائمة لاستخدامها فور طلبها.
3- تخزين كميات هائلة من البيانات التى تتجاوز الامكانيات البشرية فى تذكر تفصيلاتها.
4- تساعد على تخزين البيانات بطريقة متكاملة بمعنى الربط بين النوعيات المختلفة للبيانات المعبرة عن كافة الانشطة.
5- تساعد فى تحقيق السرية الكاملة للبيانات المخزنة بحيث لا تتاح الا للشخص الذى له حق الاطلاع.
ويوجد العديد من المداخل للتعبير عن هيكل قاعدة البيانات فمنها المدخل الهرمى او المدخل الشبكى او المدخل الافقى او المدخل المترابط
ونعرف هذه المداخل كالاتى:
المدخل الهرمى: ينظم البيانات المخزنة فى قاعدة البيانات باستخدام علاقات الاصل – الفرع
المدخل الشبكى: يعنى ربط السجلات المحاسبية ذات العلاقات المتداخلة مع بعضها البعض.
المدخل الافقى
عبارة عن سجلات الكمبيوتر المتماثلة الاهمية او الاستخدام.
المدخل المترابط: ويهدف الى معالجة العلاقات المختلفة بين البيانات الموجوة حاليا مع قاعدة البيانات السابق اعدادها.
5- الرقابة:
وهى قياس وتقييم مسار المدخلات والمخرجات كما يجب المقارنة مع الاهداف والخطط والمعايير الموضوعة.
من خلال هذا التعريف نجد ان الرقابة تبنى على:-
عملية القياس عملية التصحيح عملية التأكد من تنفيذ الأهداف
والرقابة ثلاثة انواع هى:-
الرقابة المانعة: وهى اجراءات وسياسات تهدف الى حماية موارد المصلحة من سوء الاستخدام وتعرف بالرقابة قبل الاداء حيث يتم:
وضع برنامج تكاليف معيارية تسير فى حداه.
التعليمات التفسيرية والتنفذية.
وضع قواعد حساب الضريبة.
الرقابة بالتغذية المرتدة: وتتمثل فى مقارنة الفعلى بالمخطط لتحديد الانحرافات ومعالجتها وتعرف بالرقابة بعد الاداء.
الرقابة بالتغذية الممتدة: وتتمثل فى التنبؤ بالانحرافات المحتمل حدوثها حتى يمكن اجراء التعديلات اللازمة لتفاديها.
وفى نظم المعلومات المبنية على استخدام الحاسب تتم الرقابة وفقا لنوعين من الضوابط هما:-
أولا: الضوابط العامة: General Controls
وهى عبارة عن بعض إجراءات للرقابة المحاسبية للتشغيل الالكترونى للبيانات وتنقسم الى:
1- معايير التوثيق: Documentation Standard
2- اجراءات امن البيانات: Data Security
تتطلب الرقابة اتجهيرزات الحاسب الحاسب اتخاذ كافة الاجراءات لحماية البيانات والملفات والبرامج من الافصاح الغير مصرح به.
3- الحماية الوقائية لامكانيات الكمبيوتر: Protection of Facilities
وتتمثل اجراءات الحماية الوقائية فى الاتى:
-اختيار موقع مامون لاجهزة الحاسب
- تحديد الموظفين المسموح لهم الاتصال بالكمبيوتر
- الاهتمام بمكتبة الكمبيوتر
4- ضوابط الاجهزة :Hardware Controls
وهى الرقابة على الأجهزة المادية للكمبيوتر مثل دوائر النسخ فى الوحدة الحسابية لوحدة التسغيل، ومن انواع هذه الضوابط:
1- القراءة المزدوجة
2- اختبار الصدى
3- مراجعة الصدى
4- مراجعة التماثل
5- الصيانة الوقائية
6- نظم القدرة غير قابل للقطع
5- تخطيط امن الكمبيوتر:
وتتمثل عناصر اى خطة من الحاسب فى السياسات الخاصة بالرقابة الداخلية وكذلك إجراءات امن البيانات ونظم الاحتياط.
6- الاستعدادات الاحتياطيةBack Systems and Procedure
وهى خطة احتياطية لمواجهة الكوارث التى تضعف امكانية الحاسب على العمل ولإمكانية استعادة قدرة وكفاءة تشغيل البيانات بسهولة وبسرعة وقدرة على الاداء فى صورة أفضل ، وعند وضع الخطة يجب مراعاة الاتى:
- اولويات لعملية الاسترجاع او استعادة نظام العمل.
- الترتيب بما يسمح باستخدام الحاسب فى حالة الطوارئ.
- الاحتفاظ او تخزين نسخ مكررة واحتياطية للملفات.
ثانيا: ضوابط التطبيق:Application Controls
وهى ضوابط تتعلق بوظائف التشغيل المحددة والتى يتم انجازها من خلال امكانيات الكمبيوتر ويمكن تحديد اهداف ضوابط التطبيق فى الاتى:
1- دقة مخرجات النظام
2- ملفاتة البيانات
3- سجلات المعادلات
ويمكن توضيح انواع ضوابط التطبيق فى الاتى:
1- مجاميع الدفعات Batch Totals
وتعتبر ضرورية لتشغيل الدفعات بالحاسب حيث ان هذه المجاميع قد تم حسابها يدويا قبل ادخال البيانات الى الحاسب وتنقسم الى ثلاثة انواع من المجاميع هى:
المجاميع المالية Financial Control Total
وهى عبارة عن المجموع المالى لحقل معين من مجموع السجلات مثل : مجموع المتحصلات النقدية
المجميع الوهمية Hash Total
وهى مجمايع متولدة من حقل لا يكون له دلالة معينة ويعتبر المجموع كويسلة رقابية على عملية يتم معالجاها مثل: مجموع ارقام الحسابات فى املفات العملاء او مجموع فواتير الشراء او البيع
عدد السجلات Record Count
وهو يمثل مجموع رقم المستندات فى عملية المعالجة او السجلات المشغلة
2- ضوابط على مصادر البيانات Source data Controls
وهى عبارة عن عدد من الاختبارات لمدى دقة واكتمال مدخلات الكمبيوتر قبل عملية المعالجة ويمكن توضيح انواع هذه الضوابط فى الاتى:
مفتاح التحقق:
يتم استخدامه من مفتاح الى شريط مكود ويعتبر مفتاح ادخال البيانات المشغلة للكمبيوتر.
اختبار التحقق الرقمى:
يجرى عمله بواسطة اى وسيلة لادخال البيانات وتشمل نقل البيانات من قرص الى شريط.
النهاية الطرفية:
فى هذا الاختيار نجد ان كل الارقام او الاعداد المصرح بها تشمل رقم الفائض ( الزائد ) يطلق عليه رقم الاختبار او الفحص.
3- برامج تحقيق المدخلات: Input Validation
وتعرف باسم برامج التنقيح او التعديل وتشمل برامج يتم من خلالها استخدام الكمبيوتر فى فحص صلاحية ودقة البيانات ومن انواعها:
(1) اختبار التتابع: للتاكد من ان بيانات المدخلات المتتالية مرتبة تاريخيا او حسب الحرف الابجدى.
(2) اختبار الحقل: للتاكد من ان الحقل يحتوى على ارقام عديدة وحروف ابجدية معا.
(3) اختبار الاشارة( العلاقة ): التاكد من ارقام حسابات العملاء موجبة.
(4) اختبار التحقق( الصلاحية ): للتاكد من صحة الرموز ، ذ=ذكر ، ث=انثى.
(5) اختبار تحقيق الرقم ( صحة الرقم )
(6) اختبار الحدود: وهو اختبار مصمم للتاكد من ان المبالغ العديدة الموجودة بالسجل لا يتجاوز الحدود المحددة سبقا.
(7) اختبار المنطقية( المعقولية ): ويستخدم لوجود العلاقة المنطقية بين اجزاء او حقول من السجل.
4- الضوابط على التوصيل المباشر للبيانات:Online Access Controls
فى نظم التشغيل الحديثة للبيانات يتم التوصل اليها من خلال النهايات الطرفية ومن اشكالها الشائعة الاستخدام هى نظم كود المستخدم وكلمات السر ومن هذا النظام لايمكن التوصيل المباشر للنظام الا من خلال الاشخاص المصرح لهم او المسموح لهم باستهخدام النهايات الطرفية.
5- الرقابة على الاخطاء او التجاوزات او الاستثناءات:Control of Errors and Exceptions
وهى تعد من العناصر الهامة تلك الاجراءات اللازمة للتحرى عن الاخطاء والتصحيح وذلك عن طريق برامج التعديل او لاختبارات المبرمجة ، اختبار المجموع والدفعات والضوابط الاخرى على مصدر البيانات.
6- ضوابط على الادخال المباشر للبيانات:Online data Entry Controls
ويشتمل هذا النوع على دقة وتكامل المدخلات من البيانات المتعلقة بالنظام من خلال النهاية الطرفية للاتصال المباشر للبيانات.
7- ضوابط اخرى مبرمجة:Other Programmed Controls
هناك ضوابط اخرى تستخدم فى تطبيقات البرامج وتظهر فى :
1- اجراءات التدقيق الزائد.
وهى برامج مبرمجة للتعامل من النتائج الخسابية التى تتجاوز امكانيات التخزين الرقمى للكمبيوتر وغالبا يحدث مع الاعداد الكبيرة غير العادية.
2- اجراءات استعادة التشغيل.
واحد هذه الاجراءات هو اتخاذ او القيام بمجموع من نقاط الفحص او الاختبار على فترات دورية اثناء تشغيل البرامج.
أشكال (أنواع) نظام المعلومات:
هناك عدة أشكال يمكن أن يأخذها نظام المعلومات فى أي تنظيم، ويتوقف ذلك على نوع التنظيم وحجمه وشكله القانوني.
وبصورة عامة يمكن تبويب أشكال نظام المعلومات من عدة جوانب هى:
1- من حيث دقة المخرجات، يمكن أن يأخذ نظام المعلومات أحد الأشكال الآتية:
أ. نظام معلومات دقيق (مؤكد) Deterministic Information System
وهو ذلك النظام الذي تكون مدخلاته دقيقة ومؤكدة بحيث تعطى مخرجات دقيقة ومؤكدة أيضًا، ومن أمثلته: برنامج الحاسوب، حيث أن البيانات المعطاة كمدخلات تنتج مخرجات دقيقة ومؤكدة، وكذلك نظام المحاسبة المالية حيث أن بياناته هى بيانات حقيقية وفعلية لأنها تتعلق بالماضي (الفترة المالية التي أعدت عنها تلك البيانات).
ب.نظام معلومات غير دقيقة (احتمالي) Probablisistic System
وهو ذلك النظام الذي تكون مدخلاته احتمالية، وبذلك فإن مخرجاته لابد وأن تكون احتمالية أيضًا، ويكون احتمال عدم الدقة فى التنبؤ بالمخرجات أمرًا مؤقتًا. ومن أمثلته: نظام الموازنات التخطيطية، حيث تكون مدخلات متعلقة باحتمالات المستقبل والتنبؤات المتعلقة به.
2-من حيث العلاقة بالبيئة، يمكن أن يأخذ نظام المعلومات أحد الشكلين الآتيين.
أ. نظام معلومات مغلق Close Information System
وهو ذلك النظام الذي يعمل فى بيئة داخلية محددة بحيث لا يتأثر بالبيئة الخارجية ولا يؤثر بها، وهذا الشكل لا ينطبق على نظم المعلومات على مستوى الوحدة الاقتصادية (بما فيها نظام المعلومات المحاسبية).
ب- نظام معلومات مفتوح Open Information System
وهو على العكس من نظام المعلومات المغلق، حيث أنه يرتبط بالبيئة الخارجية أيضا من خلال العلاقات العكسية فى تبادل البيانات والمعلومات والاستفادة منها، وينطبق هذا الكشل على جميع نظام المعلومات على مستوى الوحدة الاقتصادية (بما فيها نظام المعلومات المحاسبية).
3- من حيث رسمية تواجد النظام، يمكن أن يأخذ نظام المعلومات أحد الشكلين الآتيين:
أ. نظام معلومات رسمي Formal Information System
وهو نظام موجود أصلاً فى التنظيم بصورة دائمة، ويتميز بأن له أهداف وبرامج محددة تعمل وفق إجراءات منهجية فى تشغيل البيانات وتجهيزها، وغالبًا ما تستخدم الأجهزة الإلكترونية فى تجهيز البيانات واستخراج المعلومات، ومن أمثلته نظام المحاسبة المالية فى كافة الوحدات الاقتصادية ونظام الرقابة الداخلية.
ب- نظام معلومات غير رسمي Informal Information System
وهو يكون وليد حاجة معينة، ويزول بزوالها، حيث لا يكون له خطة أو برنامج منتظم لتشغيل البيانات وتجهيزها، ويمكن أن يتحول إلى نظام معلومات رسمي فيما إذا بقيت الحاجة إليه مستمرة، ومن أمثلة نظام محاسبة التكاليف فى الوحدات الخدمية.
4- من حيث تكامل النظم الفرعية، يمكن أن يأخذ نظام المعلومات أحد الشكلين الآتيين:
أ. نظام معلومات متكامل Integrated Information
وهو النظام الذي تكمل نظمه الفرعية بعضها البعض من خلال عملها بصورة متناسقة ومتبادلة بحيث يستبعد تكرار توليد المعلومات من أكثر من نظام فرعي وبما يؤدي إلى خفض تكاليف إنتاج المعلومات اللازمة للجهات المختلفة إضافة إلى تقليل الوقت والجهد اللازمين لها.
ب. نظام معلومات غير متكامل:
وهو النظام الذي تعمل نظمه الفرعية بصورة مستقلة عن بعضها البعض دون تنسيق بينها، مما يؤدي – حتما – إلى زيادة التكاليف والوقت والجهد فى إنتاج المعلومات، ولا ينطبق هذا الشكل على نظام المعلومات المحاسبية أو أي من نظمه الفرعية.
نظم دعم القرارات الجماعية Group Decision Support Systems (GDSS)
مفهوم نظم دعم القرارات الجماعية:
- نظم دعم القرارات الجماعية عبارة عن نظم دعم القرارات الذي هو تصميمه، وبناءه وتركيبه يعكس تعاون فريق أو مجموعة من الناس لاتخاذ قرار معين أو نوع من القرارات.
- GDSS عبارة عن نظام معتمد على حاسوب تفاعلي يُسهلُ حَل المشاكل غير المنظمة من قبل مجموعة صانعي القرار يعملون سوية كمجموعة.
- يشمل مجموعة البرامج، والأجهزة، ومكونات لغة، والإجراءات التي تدعم مجموعة من الناس فى اجتماع متعلق باتخاذ القرارات.
مكونات نظم دعم القرارات الجماعية
1- قواعد البيانات Database
2- قاعدة نموذج Model Base
3- معالج نظم دعم القرارات الجماعية GDSS Processor
4- برامج وبرمجيات للمجموعات (المجموعيات) Groupware
5- مدير حوار Dialogue Manager
6- مستخدمون Users
المراجع:
1- www.ask-pc.com/vbx/showthread.php?t=33346
2- http://kenanaonline.com/users/esraaa/posts/112116
3- Prof.: Kasim M. Ibrahim Alhubaity & Prof.: Zeyad H. Yahya Alsaqah
نظام المعلومات المحاسبية.
4- http://www.infotechaccountants.com/
5- نظم المعلومات الإدارية، تخصص إدارة مكتبية ، ط 1429هـ، المملكة العربية السعودية.
6- http://itidjournal.org/itid/article/viewFile/790/331
مع تحيات الأستاذ السيد مصطفى
كتابة وإعداد الرسائل العلمية والأبحاث فى كافة المجالات بأقل الأسعار اتصل على:
01021308180 أو 01227101840
مقدمة:
تعد المعلومات السمة الأهم للعقود الاخيرة من القرن العشرين لدرجة تسمية العصر الحالي بعصر (ثورة المعلومات والاتصالات) وأدى هذا التطور إلى ازدياد حجم المعلومات التي يجب أن تقدم لمتخذي القرار.
كما أن المنظمة الاقتصادية هي الأكثر تأثراً بالتقدم التقني والتكنولوجي الذي يسود العصور المتلاحقة، فلقد شمل التقدم التقني كافة أعمال ونشاطات المنظمة من أتمتة الإنتاج إلى عمليات تصميم المنتجات وكذلك التسويق و وسائله المختلفة وإدارة الأفراد وتنمية الموارد البشرية ...... الخ.
ولقد أصبحت المعلومات عنصراً هاماً من عناصر الإنتاج لما لها من اهمية في تحديد فعالية وكفاءة المنظمة، لذلك اتجهت المنظمات إلى تصميم وبناء أنظمة المعلومات من اجل السيطرة على الكم الهائل من المعلومات الضرورية لإدارة المنشأة وذلك لضمان وصول المعلومات موثوقة وصحيحة ودقيقة إلى كافة المستويات الإدارية بالشكل الملائم والتوقيت المناسب من أجل استخدامها في اتخاذ القرارات الرشيدة التي تساهم في تحقيق أهداف المنظمة.
وتعد المحاسبة أهم وأقدم نظم المعلومات ضمن المنظمة فهي أحد أهم المصادر الرئيسية للمعلومات حيث أنها تقدم القسم الأعظم من المعلومات التي تحتاجها كافة المستويات الإدارية والجهات الخارجية كما أنها تعالج كماً من البيانات عبر طرق وأساليب متعددة بالإضافة إلى علاقتها المتشابكة مع بقية أنظمة المعلومات ضمن المنظمة و كل ذلك في إطار وظيفتها الأساسية و هي إعادة عكس الواقع المالي للمنظمة.
إن بناء و تصميم نظم المعلومات المحاسبية وفق الأسس العلمية الحديثة في بناء النظم واستخدام الحاسوب في معالجة المعلومات المحاسبية يعد خطوة ضرورية لعقلنة إنتاج واستهلاك المعلومات في المنظمة.
ولقد أثرت هذه البيئة الجديدة في إعداد و تأهيل المحاسب فأصبح المطلوب أن يكون المحاسب أكثر فعالية في المساهمة في تصميم نظم المعلومات المحاسبية وتقديم المعلومات للمساعدة في اتخاذ القرارات عوضاً عن إضاعة الوقت في تسجيل قيود اليومية وترحيلها إلى الأستاذ العام وإعداد ميزان المراجعة و التقارير المالية يدوياً.
تعريف النظام :
كي نتمكن من فهم نظم المعلومات يجب أولاً أن نورد بعض التعريفات الخاصة بالنظام و هي:-
1- يعرف النظام على انه " مجموعة مترابطة ومتجانسة من الموارد والعناصر ( أفراد – التجهيزات – الاموال– المهمات ) التي تتفاعل مع بعضها البعض داخل إطار معين ( حدود النظام ) تعمل كوحدة واحدة نحو تحقيق هدف أو مجموعة من الأهداف العامة في ظل الظروف و القيود ( البيئة المحيطة )".
2- يعرف على انه " مجموعة من العناصر التي ترتبط مع بعضها البعض بسلسلة من العلاقات بهدف اداء وظيفة محددة أو مجموعة من الوظائف" .
في العقدين الماضيين، ظهر العديد من حالات الطوارئ الإنسانية وزادت نتائجها المأساوية في جميع أنحاء العالم (فريتز معهد،2005). والمد المتصاعد من تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، وكذلك انتشار، الحروب، والكوارث الطبيعية قد أدت إلى زيادة الفقر بالعالم وهذا ما يؤدي إلى توقع انفجار شديد، وبالأخص في أفريقيا (الإغاثة ويب، 2006). وردا على ذلك بدأ المجتمع الإنساني بتقديم المساعدات، وقامت هيئة الأمم المتحدة عن طريق وكالات متعددة الأطراف، والهيئات الحكومية، والمنظمات غير الحكومية والمنظمات التطوعية الخاصة، والمؤسسات الخيرية الأخرى،... الخ.
كان هناك الكثير من القلق واستمرت الانتقادات حول فعالية الوكالات الإنسانية، والإغاثة الإنسانية، ونتيجة لذلك زادت الميزانيات المرصودة لهذه الوكالات استجابة لهذه الانتقادات. ويتم تسجيل بيانات عن الجهات المانحة وما تقدمه من أموال فى صياغتها فى مستندات (لويس مادون،2004). وقد تبنت العديد من المنظمات الابتكار التكنولوجي باعتباره وسيلة لتحسين الأداء والنمو، فضلا عن تعزيز المساءلة والشفافية، ووضوح الرؤية.
نظم معلومات فعالة (اي اس اس) ضرورية لجميع المنظمات:
في أي مكان في العالم، توجد محطات دولية متخصصة لمتابعة أدق التفاصيل وتوفر معلومات دقيقة ويمكن تقديمها فى الوقت المناسب.
وهذا المعلومات المتوفرة تساهم بشكل كبير فى التنبؤ بحالات الطوارئ والاستجابة السريعة والفورية وعادة ما تكون حياة أو موت، فهذه المحطات الدولية ضرورية للإنسانية بأسرها وتعد إنذار مبكر، لما تقدمه من معلومات فى الوقت المناسب.
وبهذه الطريقة يمكن معرفة الكثير من الأنشطة الإنسانية المعقدة، مثل النقل والخدمات الضرورية والتواريدات والبرمجة والرصد والتقييم، وهذه المحطات همزة وصل بين المنظمات الإنسانية والإنسان.
نشأة وتطور نظم المعلومات
إن نظم المعلومات ليست وليد جديد وان كان هذا الاصطلاح قد بداء استخدامه في الخمسينات –فلو رجعنا إلى الوراء للعصور القديمة لوجدنا أن الإنسان القديم مارس الإدارة وهو لا يدركها لاتسامها بالغموض وبعدها عن الوضوح فهذه الآثار التي يعتر عليها من حين إلى أخر مثل شقف من الفخار عليها كتابة أو صورة على جدار الكهوف أو قطعة بالية من جلد حيوان إنما تحتاج إلى تفسير لإدراك لمعناها ذلك أن الحضارات القديمة لم تتبين أن ممارسة الإدارة ووظيفتها لها وزن .
أولا عصر ما قبل التاريخ
تأتي أول علامة على الطريق وهي نقطة البداية فبعد انحسار انهار الجليد فيما بين 10000- 9000 ق.م وكان من نتيجة موجة الجليد أن اختفت بالتدريج القطعان الكبيرة من الحيوانات الأكلة للعشب وحلت محلها حيوانات أكثر تفرقا وتناثر وأكثر خفة وسرعة ونتيجة لتأقلم الإنسان لهذه الظروف - ظروف العصر الحجري الأوسط – كان الإنسان يعيش باحثا عن الطعام يقتات من القنص وصيد السمك وقطف الثمر ، و خلال هذه الحقبة من الزمن ظهر الإنسان في مجموعات صغيرة تتحرك في بغية تبادل المعونة في الصيد والحماية من الأعداء – الحيوانات- .
على أننا لا نعلم من أمر الإنسان البدائي الأول الكثير فلم يخلف وراءه سوى بعض العظام من هياكل بشرية متناثرة وبقايا مواقد النيران والأدوات البدائية وقليل من الرسوم على جدران الكهوف وبالتالي فالأسلوب الذي تعلم به الإنسان وتطور لا نكاد نعرفه فلم يكن يعلم من أمور القانون وأنظمة الحكم والتعليم والإدارة شيء..
وفى نهاية المطاف حل محل هذه التفافات ثقافات تستخدم أساليب الزراعة البدائية والحيوانات الأليفة المستأنسة وتعلم الإنسان الزراعة وممارستها توقف بالتالي عن الترحال والطواف أخذ يعمر ارض ويربي الحيوانات ونتيجة لذلك تبلورت فكرة الحياة المستقرة وبداء فكرة نشأة القرية الصغيرة التي أدت إلى نشأت الحاجة إلى وسيلة بدائية لإدارة دفة شؤون الجماعة ولعل من المتوقع أن يتولى هذا الجانب من الإدارة كل ذكي حكيم وبنمو القرى الصغيرة وارتقاء حضارتها نما (المديرون) فأصبح منهم القساوسة والملوك يقبضون على زمام القوة والثروة في مجتمعاتهم وكانت مسائل الاستغلال المثمر للموارد من المشاكل التي جابهت المديرين من أبناء الحضارات الأولى.
ثانيا الحضارات القديمة
إن عدد من المبادئ والمفاهيم الحديثة يمكن إرجاع أصولها بسهولة إلى القدماء فنشئوا الحاجة أسلوب ما و إلى نظام حكم ما لإدارة دفة أمورهم أداء إلى تطور أنظمة الحكم و أدأب السلوك ، ولقد استخدم كثير من الحكام خدمهم المخلصين لينوبوا عن الحاكم ثم أصبح أولئك الخدم يشكلون مجالس استشارية للرؤساء ونمت قوتهم وذاع صيتهم فأصبحوا ومركز مقدسة في قبائلهم ، وبفضل مراكزهم الروحية استغلوا خوف الإنسان من كل خارق للطبيعة كي يضمنوا ولاء الناس لأنظمتهم وهذا أول ما يلفت النظر في الحضارات القديمة .
إن أقدم الوثائق المكتوبة في العالم ما عثر عليه في تراث الحضارة السوميرية التي يرجع تاريخها آلي خمسة آلاف سنة مضت ففي بعض هذه الوثائق ما دل على أن السومرين قد مارسوا نوعا من ( نظم المعلومات ) وذلك بإدارة وتوثيق كميات كبيرة من السلع الدنيوية تظم أمال الدولة والعقارات والأغنام والماشية وتقديم تقرير أو كشف حساب لكبير كهانتهم وهكذا وجد الكهنة أنفسهم يديرون ثروة دنيوية وتزيد صفة زوال الإنسان الأمر تعقيد فلو مات كاهن بعد أن اقرض أحدهم قرض من أموال الدولة فكيف يتسنى لخلفته أن يسترد الدين ، وعلاج لهذا ابتدعوا نظام الكتابة وتسجيل البيانات المتعلقة بكافة المعاملات وبذلك تكون هذه البيانات بداية لنظم المعلومات.
أما حضارة الفراعنة فبناء الأهرامات باستخدام وسائل تكنولوجيا بدائية بمقاييس العصر لدليل قاطع على القدرات الإدارية والتنظيمية التي تهيأت لمصر القديمة ، ويقدر العلماء بناء هرم يستنفد جهد ما يفوق على مائة ألف رجل لمدة عشرون سنة وهذا يعني في ضوء معايير العصر إدارة وتوجيه جهود مدينة قوامها مائة ألف خلال فترة البناء .
أن المعلومات اللازمة لتحديد مكان المحاجر والوقت المناسب لنحتها وتحديد حجمها وتسير نقلها إنما يقضي ممارسة ما نسميه المعلومات الإدارية للتخطيط طويل الأجل وقد تمكن قدما المصرين من إنجاز مهام مازالت تبهرنا أثارها بفضل استخدام الأعداد الكبيرة من العمالة المنظمة التي تحتاج لنظام معلومات دقيق لسير العمل والتدابير الاقتصادية في استخدام القوى العاملة أما ما تبقى من أثارهم فهو دليل قاطع على كفاءتهم ومعرفتهم الإدارية .
ثالثا حضارة العصور الوسطى
تعتبر العصور الوسطي بمثابة قنطرة بين القديم وفترة اليقظة المعروفة بعصر النهضة ورغم انتظام الإنسان في كيان إقطاعي فقد بداء في اتخاذ خطوات إيجابية في تفكيره حول الإدارة والحق يقال أن الفارابي قد وضع أمام حاكم الدولة توصيفا للوظيفة أما الغزالي فقد أعطى للحاكم الصورة المثلي لحسن التصرف وحدد له نظم الخصال التي يجب يطورها لكي يكون مدير ناجح ،أما البندقية قمة المبادلات الاقتصادية فقد طورت إشكالا مبكرة من نظم الأعمال وتصور لنا ترسانتها صور رائعة لليقظة الإدارية أما ميكيافلي فيسلط الضوء على خطط الأمراء المديرين في مجموعة من النظم - المبادئ - والتي لخصها في أربعة مبادئ هي :-الاعتماد على تقبل الإدارة -تماسك التنظيم -القيادة -الرغبة في البقاء .
ولعل هذه الفترة من زاوية الفكر الإداري ليست ذات وزن كبير لكنها جدير باهتمام باحث الإدارة كما تلقى الضوء على فكرة الصفوة المبكرة من رواد الإدارة.
ظهرت الإقطاعية فتغيرت وسائل الإنتاج الأساسية من المنازل والمحلات الصغيرة إلى المصانع الصغيرة التي أدت إلى نمو التنظيمات الصناعية الأكبر فيما بعد والتي تمخض عنها ظهور زيادة نوعية الصناعات وغيرها كما زاد حجم التعقيدات عن ما سبق في هذه المنضمات الأمر الذي صعبة مهمة أي فرد في الحصول على المعلومات الكافية ليدير النظم بكفاءة دون قيامه بأنشطة لتشغيل البيانات التي تمده بالمعلومات بالإضافة إلى هذا فنظام المصانع والإنتاج والمستمر أدى للحاجة إلى زيادة الاستثمارات وبالتالي انفصلت الإدارة عن الملكية ( الملاك المديرون) فمن ناحية المستثمرين يحتاجون للكثير من المعلومات عن التنظيم وأداء الإدارة لاستثمار أموالهم وبتطور الإدارة ازدادت الحاجة إلى تشغيل البيانات بجهد أكثر .
فرواد الإدارة العلمية حددوا الحاجة إلى تشغيل البيانات والمعلومات من ناحية ومن ناحية أخر ى نجد أن الإشراف على العمليات المصاحبة للنمو أصبح خارج نطاق التحكم الشخصي الواحد فالنمو في حاجة إلى تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة على أوجه نشاط المشروع بالإضافة إلي التعامل مع المشاكل المستمرة التي تنشا ولم يعد من الملائم حلها بطريقة التعامل الشخصي وجه لوجه كما أن تدفق المعلومات والتأكد من الأداء والتي كانت تعد صحيحة عندما كان المشروع صغير أم ألان فقد أصبحت متعددة ومعقدة وبالتالي أصبح المالك أو المدير يتعامل مع شبكة معقدة من العلاقات المتبادلة وأصبح هناك جزء كبير من المشاكل لتعرف حدود السلطة والمسؤولية التي تبداء لشخص ما وتنتهي بالنسبة لشخص أخر من يخدم من ؟ ومن يقدم تقارير لمن ؟ وهكذا ظهرت كل مشاكل التنظيم وظهرت بالتالي الحاجة آلي نظم معلومات إدارية تكون مرشد ومعين لمقابلة الأهداف الخاصة بالتنظيم وحقائق بتها الداخلة والخارجة الدائمة التغير .
رابعا حضارة العصر الحديث
ظهرت الثورة الصناعية فانبثق خلالها جيل جديد من المديرين بمفاهيم وأساليب حديثة وخلال هذه الفترة تغيرت أوربا من أمة زراعية رفيه إلي أمة صناعية تجارية ولعل أهم الابتكارات كان التغير في التنظيم الأساسي للإنتاج ورغم أن هذه التغير كان تدرجيا ومتداخل إلى حد كبير فتغيرت أساليب الإنتاج رأسا على عقب الأمر الذي نتج عنه إتاحة فرصة جديدة لتطبيق بعض المهارات الأحدث إذ كانت حافز على تطبيقها .
ثم ظهر الحاسب الآلي الذي أصبح جزء أساسيا في العمليات الإدارية ويعود هذا آلي القوة التي يمكن أن يمدنا بها هذا الجهاز في عملية إعداد المعلومات من تنظيمها وحفظها واستدعائها عند الحاجة إليها كذلك فان الأهمية لهذا الجهاز تعود إلي كمية البيانات والمعلومات التي يمكن له استيعابها ويمكننا ملاحظة الفترات التي مرت بها التطورات الحضارية خلال العصر الحديث على النحو التالي :-
أ ) -فترة الستينات(
تطورت النظرة إلى نظم المعلومات فأصبحت من الأدوات التي تساعد على تخفيض التكاليف المرتبطة بممارسة الأعمال الو رقية خاصة في المجال المالي والمحاسبي وتمثلت في تطبيق نظم المعلومات على الآلات نصف الأتوماتيكية مثل الآلات المحاسبية الإلكترونية ثم تشغيل البيانات إلكترونيا ثم أخذت المنظمات تنظر بشكل مختلف إلي نظم المعلومات واستخدمت لدعم الإدارة والتنظيم في الفترة من 60-70 كان يطلق عليها نظم المعلومات الإدارية وكان يعتقد انه يتم صناعة المعلومات لإعداد تقارير عن الإنتاج خلال أسبوع والوضع المالي خلال شهر بالإضافة آلي الجرد وتسوية الحسابات خلال نفس الفترة وبذلك احتاجت المنضمات إلى توفير الكثير من الآلات والأدوات اللازمة لدعم هذه الأنشطة .
ب ) - فترة السبعينات)
ثم تجميع المعلومات وتخزينها وتشغيلها وإجراء التحديث عليها لتحيق اهذ أف وإغراض خاصة إلى جانب رقابة العمليات الإدارية بالمنظمة ثم اتجه التشيع لنظم المعلومات خلال نفس الفترة حتى أصبحت نظم المعلومات تستخدم في دعم القرارات وتوفير الدعم الفني ( التنفيذي) والغرض من ذلك هو ترشيد عملية ضخ القرارات بجانب توفير السرعة والدقة للمنفذين والمديرين لمواجهة وحل المشاكل المعقدة في حالات محددة.
ج ) - فترة الثمانينيات)
تغير مفهوم نظم المعلومات من جديد حيث تم النظر إليها على أنها أحد الموارد البشرية التي تساعد على توفير أفضل الأوضاع للمنظمات التي تمكنها من الحصول على مركز تنافسي مميز وهذا يعكس الاتجاه نحو الإدارة الإستراتيجية والتخطيط الاستراتيجي داخل المنظمة .
د ) - فترة التسعينات وما بعده)
نتيجة للتقدم العلمي الواسع في مجل الاتصالات والإنترنت تغير مرة أخرى مفهوم نظم المعلومات حيث أصبحت نظم المعلومات الأساس الحقيقي الذي تعتمد عليه المنظمات في ممارسة العمليات الخاصة بها وتقديم المنتجات والخدمات وذلك من خلال تدعيم علاقتها بالعملاء والموردين باستخدام النظم الحديثة للمعلومات لتحيق وضع ومركز تنافسي أفضل .
1- العنصر البشرى ( الموارد البشرية ):
نتيجة لاستخدام الحاسبات الالكترونية فى المشروعات ظهرت مجموعة جديده من الافراد يعملون فى إدارة النظام مثل:
1- مدير إدارة نظام اعداد البيانات
2- مشغل الحاسب الالكترونى
3- محلل ومصممى النظم
4- مجموعة تجهيز البيانات
5- مجموعة الرقابة
6- مخططى البرامج
7- مجموعة امن النظام
8- قسم حفظ الملفات والبرامج
وظهرت هذه الوظائف نتيجة لاستخدام الحسابات الالكترونية
نجاح او فشل اى نظام يعتمد بصفة اساسية على كفاء وقدرة الافراد اللذين يعملون داخل النظام.
1- عنصر الاجهزة والاليات:
وتتمثل فى اجهزة الحاسب ويطلق هذا المصطلح على الوسائل المادية ضمن عناصر النظام التى تتولى وظائف مدخلات inputوالتشغيل processingوالخزين storageوالمخرجات output
2- البرامج:
تتمثل فى مجموعة برامج النظام فهى البرامج او سلسلة التعليمات التى توجه الى الحاسب لاداء مهمة معينة وتنقسم البرامج الى نوعين:
برامج النظام وبرامج التطبيقات.
والبرنامج عبارة عن مجموعة من الصيغ التى توضح للحاسب فى عمليات التشغيل خطوات التنفيذ خطوة خطوة بكل دقة.
3- قاعدة البيانات:
يوجد تعريفات عديدة منها:
- هى ملف البيانات التى تنظم بطريقة منطقية مناسبة تؤدى الى سرعة استرجاع كافة البيانات المختزنة او بعضها بهدف توفيرها لاداء نشاط او غرض ادارى معين.
تحقق قواعد البيانات المزايا الاتية:
1- تخزين كافة البيانات لجميع الانشطة بطريقة متكاملة وتصنيف وترتيب هذه البيانات بحيث يمكن استرجاعها.
2- متابعة التغيرات التى تحدث فى البيانات المخزنة وادخال التعديلات الازمة عليها لتكون فى الصورة الملائمة لاستخدامها فور طلبها.
3- تخزين كميات هائلة من البيانات التى تتجاوز الامكانيات البشرية فى تذكر تفصيلاتها.
4- تساعد على تخزين البيانات بطريقة متكاملة بمعنى الربط بين النوعيات المختلفة للبيانات المعبرة عن كافة الانشطة.
5- تساعد فى تحقيق السرية الكاملة للبيانات المخزنة بحيث لا تتاح الا للشخص الذى له حق الاطلاع.
ويوجد العديد من المداخل للتعبير عن هيكل قاعدة البيانات فمنها المدخل الهرمى او المدخل الشبكى او المدخل الافقى او المدخل المترابط
ونعرف هذه المداخل كالاتى:
المدخل الهرمى: ينظم البيانات المخزنة فى قاعدة البيانات باستخدام علاقات الاصل – الفرع
المدخل الشبكى: يعنى ربط السجلات المحاسبية ذات العلاقات المتداخلة مع بعضها البعض.
المدخل الافقى
عبارة عن سجلات الكمبيوتر المتماثلة الاهمية او الاستخدام.المدخل المترابط: ويهدف الى معالجة العلاقات المختلفة بين البيانات الموجوة حاليا مع قاعدة البيانات السابق اعدادها.
5- الرقابة:
وهى قياس وتقييم مسار المدخلات والمخرجات كما يجب المقارنة مع الاهداف والخطط والمعايير الموضوعة.
من خلال هذا التعريف نجد ان الرقابة تبنى على:-
عملية القياس عملية التصحيح عملية التأكد من تنفيذ الأهداف
والرقابة ثلاثة انواع هى:-
الرقابة المانعة: وهى اجراءات وسياسات تهدف الى حماية موارد المصلحة من سوء الاستخدام وتعرف بالرقابة قبل الاداء حيث يتم:
وضع برنامج تكاليف معيارية تسير فى حداه.
التعليمات التفسيرية والتنفذية.
وضع قواعد حساب الضريبة.
الرقابة بالتغذية المرتدة: وتتمثل فى مقارنة الفعلى بالمخطط لتحديد الانحرافات ومعالجتها وتعرف بالرقابة بعد الاداء.
الرقابة بالتغذية الممتدة: وتتمثل فى التنبؤ بالانحرافات المحتمل حدوثها حتى يمكن اجراء التعديلات اللازمة لتفاديها.
وفى نظم المعلومات المبنية على استخدام الحاسب تتم الرقابة وفقا لنوعين من الضوابط هما:-
أولا: الضوابط العامة: General Controls
وهى عبارة عن بعض إجراءات للرقابة المحاسبية للتشغيل الالكترونى للبيانات وتنقسم الى:
1- معايير التوثيق: Documentation Standard
2- اجراءات امن البيانات: Data Security
تتطلب الرقابة اتجهيرزات الحاسب الحاسب اتخاذ كافة الاجراءات لحماية البيانات والملفات والبرامج من الافصاح الغير مصرح به.
3- الحماية الوقائية لامكانيات الكمبيوتر: Protection of Facilities
وتتمثل اجراءات الحماية الوقائية فى الاتى:
-اختيار موقع مامون لاجهزة الحاسب
- تحديد الموظفين المسموح لهم الاتصال بالكمبيوتر
- الاهتمام بمكتبة الكمبيوتر
4- ضوابط الاجهزة :Hardware Controls
وهى الرقابة على الأجهزة المادية للكمبيوتر مثل دوائر النسخ فى الوحدة الحسابية لوحدة التسغيل، ومن انواع هذه الضوابط:
1- القراءة المزدوجة
2- اختبار الصدى
3- مراجعة الصدى
4- مراجعة التماثل
5- الصيانة الوقائية
6- نظم القدرة غير قابل للقطع
5- تخطيط امن الكمبيوتر:
وتتمثل عناصر اى خطة من الحاسب فى السياسات الخاصة بالرقابة الداخلية وكذلك إجراءات امن البيانات ونظم الاحتياط.
6- الاستعدادات الاحتياطيةBack Systems and Procedure
وهى خطة احتياطية لمواجهة الكوارث التى تضعف امكانية الحاسب على العمل ولإمكانية استعادة قدرة وكفاءة تشغيل البيانات بسهولة وبسرعة وقدرة على الاداء فى صورة أفضل ، وعند وضع الخطة يجب مراعاة الاتى:
- اولويات لعملية الاسترجاع او استعادة نظام العمل.
- الترتيب بما يسمح باستخدام الحاسب فى حالة الطوارئ.
- الاحتفاظ او تخزين نسخ مكررة واحتياطية للملفات.
ثانيا: ضوابط التطبيق:Application Controls
وهى ضوابط تتعلق بوظائف التشغيل المحددة والتى يتم انجازها من خلال امكانيات الكمبيوتر ويمكن تحديد اهداف ضوابط التطبيق فى الاتى:
1- دقة مخرجات النظام
2- ملفاتة البيانات
3- سجلات المعادلات
ويمكن توضيح انواع ضوابط التطبيق فى الاتى:
1- مجاميع الدفعات Batch Totals
وتعتبر ضرورية لتشغيل الدفعات بالحاسب حيث ان هذه المجاميع قد تم حسابها يدويا قبل ادخال البيانات الى الحاسب وتنقسم الى ثلاثة انواع من المجاميع هى:
المجاميع المالية Financial Control Total
وهى عبارة عن المجموع المالى لحقل معين من مجموع السجلات مثل : مجموع المتحصلات النقدية
المجميع الوهمية Hash Total
وهى مجمايع متولدة من حقل لا يكون له دلالة معينة ويعتبر المجموع كويسلة رقابية على عملية يتم معالجاها مثل: مجموع ارقام الحسابات فى املفات العملاء او مجموع فواتير الشراء او البيع
عدد السجلات Record Count
وهو يمثل مجموع رقم المستندات فى عملية المعالجة او السجلات المشغلة
2- ضوابط على مصادر البيانات Source data Controls
وهى عبارة عن عدد من الاختبارات لمدى دقة واكتمال مدخلات الكمبيوتر قبل عملية المعالجة ويمكن توضيح انواع هذه الضوابط فى الاتى:
مفتاح التحقق:
يتم استخدامه من مفتاح الى شريط مكود ويعتبر مفتاح ادخال البيانات المشغلة للكمبيوتر.
اختبار التحقق الرقمى:
يجرى عمله بواسطة اى وسيلة لادخال البيانات وتشمل نقل البيانات من قرص الى شريط.
النهاية الطرفية:
فى هذا الاختيار نجد ان كل الارقام او الاعداد المصرح بها تشمل رقم الفائض ( الزائد ) يطلق عليه رقم الاختبار او الفحص.
3- برامج تحقيق المدخلات: Input Validation
وتعرف باسم برامج التنقيح او التعديل وتشمل برامج يتم من خلالها استخدام الكمبيوتر فى فحص صلاحية ودقة البيانات ومن انواعها:
(1) اختبار التتابع: للتاكد من ان بيانات المدخلات المتتالية مرتبة تاريخيا او حسب الحرف الابجدى.
(2) اختبار الحقل: للتاكد من ان الحقل يحتوى على ارقام عديدة وحروف ابجدية معا.
(3) اختبار الاشارة( العلاقة ): التاكد من ارقام حسابات العملاء موجبة.
(4) اختبار التحقق( الصلاحية ): للتاكد من صحة الرموز ، ذ=ذكر ، ث=انثى.
(5) اختبار تحقيق الرقم ( صحة الرقم )
(6) اختبار الحدود: وهو اختبار مصمم للتاكد من ان المبالغ العديدة الموجودة بالسجل لا يتجاوز الحدود المحددة سبقا.
(7) اختبار المنطقية( المعقولية ): ويستخدم لوجود العلاقة المنطقية بين اجزاء او حقول من السجل.
4- الضوابط على التوصيل المباشر للبيانات:Online Access Controls
فى نظم التشغيل الحديثة للبيانات يتم التوصل اليها من خلال النهايات الطرفية ومن اشكالها الشائعة الاستخدام هى نظم كود المستخدم وكلمات السر ومن هذا النظام لايمكن التوصيل المباشر للنظام الا من خلال الاشخاص المصرح لهم او المسموح لهم باستهخدام النهايات الطرفية.
5- الرقابة على الاخطاء او التجاوزات او الاستثناءات:Control of Errors and Exceptions
وهى تعد من العناصر الهامة تلك الاجراءات اللازمة للتحرى عن الاخطاء والتصحيح وذلك عن طريق برامج التعديل او لاختبارات المبرمجة ، اختبار المجموع والدفعات والضوابط الاخرى على مصدر البيانات.
6- ضوابط على الادخال المباشر للبيانات:Online data Entry Controls
ويشتمل هذا النوع على دقة وتكامل المدخلات من البيانات المتعلقة بالنظام من خلال النهاية الطرفية للاتصال المباشر للبيانات.
7- ضوابط اخرى مبرمجة:Other Programmed Controls
هناك ضوابط اخرى تستخدم فى تطبيقات البرامج وتظهر فى :
1- اجراءات التدقيق الزائد.
وهى برامج مبرمجة للتعامل من النتائج الخسابية التى تتجاوز امكانيات التخزين الرقمى للكمبيوتر وغالبا يحدث مع الاعداد الكبيرة غير العادية.
2- اجراءات استعادة التشغيل.
واحد هذه الاجراءات هو اتخاذ او القيام بمجموع من نقاط الفحص او الاختبار على فترات دورية اثناء تشغيل البرامج.
أشكال (أنواع) نظام المعلومات:
هناك عدة أشكال يمكن أن يأخذها نظام المعلومات فى أي تنظيم، ويتوقف ذلك على نوع التنظيم وحجمه وشكله القانوني.
وبصورة عامة يمكن تبويب أشكال نظام المعلومات من عدة جوانب هى:
1- من حيث دقة المخرجات، يمكن أن يأخذ نظام المعلومات أحد الأشكال الآتية:
أ. نظام معلومات دقيق (مؤكد) Deterministic Information System
وهو ذلك النظام الذي تكون مدخلاته دقيقة ومؤكدة بحيث تعطى مخرجات دقيقة ومؤكدة أيضًا، ومن أمثلته: برنامج الحاسوب، حيث أن البيانات المعطاة كمدخلات تنتج مخرجات دقيقة ومؤكدة، وكذلك نظام المحاسبة المالية حيث أن بياناته هى بيانات حقيقية وفعلية لأنها تتعلق بالماضي (الفترة المالية التي أعدت عنها تلك البيانات).
ب.نظام معلومات غير دقيقة (احتمالي) Probablisistic System
وهو ذلك النظام الذي تكون مدخلاته احتمالية، وبذلك فإن مخرجاته لابد وأن تكون احتمالية أيضًا، ويكون احتمال عدم الدقة فى التنبؤ بالمخرجات أمرًا مؤقتًا. ومن أمثلته: نظام الموازنات التخطيطية، حيث تكون مدخلات متعلقة باحتمالات المستقبل والتنبؤات المتعلقة به.
2-من حيث العلاقة بالبيئة، يمكن أن يأخذ نظام المعلومات أحد الشكلين الآتيين.
أ. نظام معلومات مغلق Close Information System
وهو ذلك النظام الذي يعمل فى بيئة داخلية محددة بحيث لا يتأثر بالبيئة الخارجية ولا يؤثر بها، وهذا الشكل لا ينطبق على نظم المعلومات على مستوى الوحدة الاقتصادية (بما فيها نظام المعلومات المحاسبية).
ب- نظام معلومات مفتوح Open Information System
وهو على العكس من نظام المعلومات المغلق، حيث أنه يرتبط بالبيئة الخارجية أيضا من خلال العلاقات العكسية فى تبادل البيانات والمعلومات والاستفادة منها، وينطبق هذا الكشل على جميع نظام المعلومات على مستوى الوحدة الاقتصادية (بما فيها نظام المعلومات المحاسبية).
3- من حيث رسمية تواجد النظام، يمكن أن يأخذ نظام المعلومات أحد الشكلين الآتيين:
أ. نظام معلومات رسمي Formal Information System
وهو نظام موجود أصلاً فى التنظيم بصورة دائمة، ويتميز بأن له أهداف وبرامج محددة تعمل وفق إجراءات منهجية فى تشغيل البيانات وتجهيزها، وغالبًا ما تستخدم الأجهزة الإلكترونية فى تجهيز البيانات واستخراج المعلومات، ومن أمثلته نظام المحاسبة المالية فى كافة الوحدات الاقتصادية ونظام الرقابة الداخلية.
ب- نظام معلومات غير رسمي Informal Information System
وهو يكون وليد حاجة معينة، ويزول بزوالها، حيث لا يكون له خطة أو برنامج منتظم لتشغيل البيانات وتجهيزها، ويمكن أن يتحول إلى نظام معلومات رسمي فيما إذا بقيت الحاجة إليه مستمرة، ومن أمثلة نظام محاسبة التكاليف فى الوحدات الخدمية.
4- من حيث تكامل النظم الفرعية، يمكن أن يأخذ نظام المعلومات أحد الشكلين الآتيين:
أ. نظام معلومات متكامل Integrated Information
وهو النظام الذي تكمل نظمه الفرعية بعضها البعض من خلال عملها بصورة متناسقة ومتبادلة بحيث يستبعد تكرار توليد المعلومات من أكثر من نظام فرعي وبما يؤدي إلى خفض تكاليف إنتاج المعلومات اللازمة للجهات المختلفة إضافة إلى تقليل الوقت والجهد اللازمين لها.
ب. نظام معلومات غير متكامل:
وهو النظام الذي تعمل نظمه الفرعية بصورة مستقلة عن بعضها البعض دون تنسيق بينها، مما يؤدي – حتما – إلى زيادة التكاليف والوقت والجهد فى إنتاج المعلومات، ولا ينطبق هذا الشكل على نظام المعلومات المحاسبية أو أي من نظمه الفرعية.
نظم دعم القرارات الجماعية Group Decision Support Systems (GDSS)
مفهوم نظم دعم القرارات الجماعية:
- نظم دعم القرارات الجماعية عبارة عن نظم دعم القرارات الذي هو تصميمه، وبناءه وتركيبه يعكس تعاون فريق أو مجموعة من الناس لاتخاذ قرار معين أو نوع من القرارات.
- GDSS عبارة عن نظام معتمد على حاسوب تفاعلي يُسهلُ حَل المشاكل غير المنظمة من قبل مجموعة صانعي القرار يعملون سوية كمجموعة.
- يشمل مجموعة البرامج، والأجهزة، ومكونات لغة، والإجراءات التي تدعم مجموعة من الناس فى اجتماع متعلق باتخاذ القرارات.
مكونات نظم دعم القرارات الجماعية
1- قواعد البيانات Database
2- قاعدة نموذج Model Base
3- معالج نظم دعم القرارات الجماعية GDSS Processor
4- برامج وبرمجيات للمجموعات (المجموعيات) Groupware
5- مدير حوار Dialogue Manager
6- مستخدمون Users
المراجع:
1- www.ask-pc.com/vbx/showthread.php?t=33346
2- http://kenanaonline.com/users/esraaa/posts/112116
3- Prof.: Kasim M. Ibrahim Alhubaity & Prof.: Zeyad H. Yahya Alsaqah
نظام المعلومات المحاسبية.
4- http://www.infotechaccountants.com/
5- نظم المعلومات الإدارية، تخصص إدارة مكتبية ، ط 1429هـ، المملكة العربية السعودية.
6- http://itidjournal.org/itid/article/viewFile/790/331
مع تحيات الأستاذ السيد مصطفى
كتابة وإعداد الرسائل العلمية والأبحاث فى كافة المجالات بأقل الأسعار اتصل على:
01021308180 أو 01227101840
» دورة الإدارة و الإشراف على عقود التشغيل و الصيان#دورات#تدريبية#معتمدةفى هندسة أعمال البناء
» دورة تصريف مياه العواصف المطرية: دراسة و تصميم#دورات#الهندسة أعمال البناء
» دورة الهندسة القيمية#دورات#تدريبية#معتمدة فى مجال أعمال الصيانة
» دورة أنظمة القيادة الكهربائية#دورات#تدريبية#معتمدة فى أعمال الصيانة
» دورة صيانه وتشغيل محطات المياه# ورشة عمل فى أعمال الصيانة
» دورة تقنيات أنظمة الطاقة المتجددة#دورات#تدريبية#معتمدة فى أعمال الصيانة
» دورة إدارة الموارد للمشاريع الهندسية #دورات#تدريبية#معتمدة أعمال الصيانة
» دورة إدارة المخاطر في تمويل التجارة الدولية#دورات#تدريبية#فى التجارة الخارجية