تأثير العوامل الموقفية (الشرطية) على تصحيح نظم المعلومات
المقدمة:
قام بوضع هذه النظرية فيدلر وتعتبر من أحدث نظريات القيادة ، وتفترض هذه النظرية بأن درجات التغير والاختلاف وعدم الثبات للمتغيرات البيئية المحيطة بالمؤسسة تتطلب أنماط مختلفة من التركيب الوظيفي الداخلي للمؤسسة ومرونة في تصميم العمليات الإدارية ، ويمكن توضيح المعالم التالية للنظرية:
تركز على أن التغيرات التي تحدث في البيئة الخارجية يجب أن يقابلها تغيرات داخل المؤسسة تتناسب معها.
تعتبر الخطط الإدارية الموقفية استراتيجيات إدارية بديلة عند حدوث متغيرات بيئية مفاجئة وعليه تفترض إن المعايير الإدارية غير القابلة للتغير غير مناسبة لمعالجة كل المستجدات.
لا توجد طريقة مثالية لتقسيم الأدوار والمسؤوليات ولا يوجد نمط قيادي يمكن استخدامه بفعالية في كل المواقف وإنما المواقف هي التي تقر أفضل الطرق والأنماط.
• هناك ثلاثة عوامل أو متغيرات رئيسية تحدد اختيار الاستراتيجيات الإدارية البديلة التي يمكن تطبيقها وهي :
1- نوع القائد
2- نوع الجماعة
3- طبيعة الموقف
وهذه العوامل تتفاعل مع بعضها لتحديد أسلوب القيادة .
ويحدد فيدلر ثلاثة عوامل لفعالية قيادة مدير المدرسة وهي :
1- علاقة المدير بالمرؤوسين هل هي جيدة أم غير ذلك .
2- درجة القوة الوظيفية ومدى الصلاحيات التي يمتلكها المدير .
3- مدى تحديد الوظيفة ووضوح المهام والواجبات
تعتبر النظرية الموقفية من أحدث النظريات الإدارية وأفضلها, وتشير هذه النظرية إلى أنه ليس هناك سلوك واحد في القيادة يصلح لكل زمان ومكان, كما انه ليس هناك صفات معينة يجب توافرها في المدير ليكون ناجحا بل إن الموقف له أهمية كبيرة في تحديد فعالية الإدارة (حسب طبيعة الموقف), وحسب هذه النظرية يتوقف النمط الإداري على نوع القائد, ونوع الجماعة, طبيعة الموقف, ومن هنا فإن العامل المشترك بين المديرين ليس سمات معينة, ولكنها مقدرة المدير على إظهار معرفة أفضل أو كفاءة أكثر من غيره في مواقف معينة. وهناك مجموعة من العوامل الموقفية التي تؤثر على فاعلية الإدارة ومن هذه العوامل:
1- عمر المدير وخبرته السابقة.
2- طبيعة المجتمع الذي تتواجد فيه المؤسسة.
3- الجو النفسي للعاملين.
4- الخصائص الشخصية للعاملين.
5- درجة التعاون بين المدير والعاملين.
6- حجم المؤسسة والعاملين فيها.
نقاط القوة في النظرية الموقفية:
1- هذه النظرية تأخذ بعين الاعتبار الاختلافات بين طبيعة الأفراد والأوقات والظروف.
2- تعالج هذه النظرية الموقف والظروف بطريقة تتناسب مع طبيعة الموقف.
3- تحدد النظرية العلاقة بين الحدث والنتيجة (إذا ما وقع شيء ما, ترتب عليه نتيجة ما).
4- تحرص النظرية على تزويد المديرين بأدوات تساعدهم على تنمية مهاراتهم الفنية والإنسانية والفكرية.
5- يقدم المدخل الموقفي نموذج يمكن الوثوق به لتدريب القادة ليكونوا فاعلين.
6- من السهل فهم القيادة الموقفية وتطبيقها في العديد من المواقف (عملية).
نقاط الضعف في النظرية الموقفية:
1- لا توجد طريقة مثالية لتقسيم الأدوار.
2- لا يوجد نمط قيادي يمكن استخدامه بفعالية في كل المواقف وإنما المواقف هي التي تحدد النمط القيادي.
3- المديرون ليسوا أحرارا في إدارة مؤسساتهم, بل تتحكم بهم الظروف والمواقف التي تواجههم.
4- نجاح الإدارة وأساليبها تتوقف على طبيعة المواقف والظروف.
وتعتبر النظرية الموقفية مناسبة للميدان التربوي لمرونتها وسهولة تطبيقها في مجال الإدارة التربوية, فهي تنص على أنه ليس هناك نمط واحد في القيادة, فالقائد التربوي الفعال هو الذي يعرف ويشكل نفسه حسب الظروف وحسب الموقف بل حسب البيئة التي يمر عليها أيضا بل وأكثر من ذلك حسب الشخص الذي أمامه وقدراته وصفاته.
لكي يحقق الإفصاح عن المعلومات المحاسبية الأهداف المرجوة منه والتي تتمحور حول غرض أساسي هو منفعة متخذي القرارات، لابد من أن تتوفر في تلك المعلومات مجموعة من الخواص النوعية، وتشمل هذه الخواص ما يلي:
• القابلية للفهم: يقصد بذلك أن تكون المعلومات المحاسبية مفهومة من قبل متخذ القرار، وتتأثر القابلية للفهم عادة من زاويتين هما: من زاوية مهارة وخبرة من يعد المعلومات من جهة، ثم من زاوية ومهارة وخبرة من سيستخدمها من جهة أخرى.
• الإفادة: أي أن تكون المعلومات المفصح عنها مفيدة لمستخدميها.
• الملاءمة: بمعنى أن تكون المعلومات المحاسبية ملائمة لأغراض المستخدم متخذ القرار، وللملاءمة ثلاثة عناصر رئيسية هي:
§ القيمة التنبؤية: ويقصد بها قيمة المعلومات كأساس للتنبؤ بالتدفقات النقدية للمشروع أو بقوته الإيرادية.
§ قيمة التغذية الراجعة من المعلومات: أي المدى الذي يمكن لمتخذ القرار أن يعتمد عليها في تصويب أو تعديل توقعاته السابقة.
§ التوقيت المناسب: ويقصد بها ربط مدى ملاءمة المعلومات لمتخذ القرار بتوقيت إيصالها له، ذلك لأن إيصال المعلومات لمتخذ القرار في الوقت غير المناسب يفقدها تأثيرها على عملية إتخاذ القرار ومن ثم ينزع عنها الفائدة المحققة منها.
• الموثوقية: يقصد بها أن تصلح المعلومات كأساس يمكن لمتخذ ا لقرار الإعتماد عليها في التنبؤ. ولهذه الخاصية ثلاثة عناصر أساسية هي:
§ القابلية للتحقق: أن تكون المعلومات قابلة للتحقق من جهة صحتها.
§ عدالة التمثيل: أن تكون المعلومات المنشورة تمثل بعدالة الوضع المالي للمشروع.
§ الحيادية: أن تظهر المعلومات حقيقة أوضاع المشروع كما هي وليس بالصورة التي تحقق رغبة فئة معينة مثل إدارة المشروع أو المساهمين دون إعتبار لمستخدمي المعلومات الآخرين.
• القابلية للمقارنة: تعتبر هذه الخاصية على قدر كبير من الأهمية بالنسبة للبيانات المالية المنشورة. إذ بدونها تصعب الإستفادة من تلك البيانات في مجال تقييم الأداء. ولكي تكون المعلومات قابلة للمقارنة لابد من توفر عنصرين أساسيين هما:
§ عنصر التوحيد: توحيد الأساليب والطرق المتبعة في إعداد المعلومات المالية المنشورة. لكي يكون بالإمكان مقارنة أداء المشروع بالمشروعات الأخرى التي تعمل في نفس المجال.
§ عنصر الإتساق: يعني ضرورة توفر التماثل في إتباع نفس الأسس والمبادئ على مدار الفترات المالية المتتالية لكي تكون المعلومات المالية المنشورة قابلة للمقارنة.
• الأهمية النسبية: تلعب هذه الخاصية دوراً هاماً كمعيار لتحديد المعلومات التي يجب الإفصاح عنها وذلك من زاوية تأثيرها المتوقع على متخذ القرار. كما تعتبر معياراً هاماً في تنفيذ عملية الدمج لبنود المعلومات التي يتم عرضها في القوائم المالية المنشورة. وتعتبر هذه الخاصية مفهوماً نسبيا لا مفهوماً مطلقاً.ً
تعريف الإدارة ومستوياتها:
الإدارة هي: الشكل الذي تتعاون فيه جهود جماعية لتحقيق هدف.
الإدارة هى: ذلك النشاط الذي يهتم بتخطيط وتنظيم وتوجيه وتنسيق ورقابة أعمال الآخرين لتحقيق هدف.
تعريف الإدارة لـ "فريدك تايلور": فى كتابه إدارة الورشة 1903م أن فن الإدارة هو "المعرفة الصحيحة لما يريد الرجال عمله، ثم التأكد من أنهم يقومون بعمله بأحسن طريقة وأرخصها".
تعريف الإدارة لـ "هنري فايول" فى كتابه الإدارة العامة والصناعية 1949م "يقصد بالإدارة التنبؤ والتخطيط والتنظيم وإصدار الأوامر والتنسيق والرقابة".
تعريف الإدارة لـ "كونتر وأدونيل" 1968م فقد عرفها " وظيفة تنفيذ الأشياء عن طريق الأشخاص".
مفهوم الاتصالات:
الاتصالات الرسمية: هى عملية تدفق المعلومات فى المنظمة.
الاتصالات الشخصية: تبادل المعلومات بين شخصين أو أكثر فى المنظمة.
مصادر البيانات والمعلومات:
أولاً: أهمية توافر المعلومات
• تختلف مصادر المعلومات فى المنظمات باختلاف حجمها وأهدافها وطبيعة أنشطتها وأسلوب القيادة المتبع بها.
• تتفق جميع المنظمات فى نوعية القنوات التي تتدفق من خلالها المعلومات والبيانات.
• هناك نوعان من القنوات:
قنوات رسمية: وتنفذ من خلالها جميع المعلومات والبيانات الرسمية بمختلف مصادرها واتجاهاتها مثل الأهداف العامة والقرارات الإدارية.
• قنوات غير رسمية: مثل الإشاعات والمبالغات والأحداث غير الموثقة التي يتناقلها الأفراد بشكل غير رسمي.
• يجب حصول جميع أفراد المنظمة على نصيب وافر من المعلومات والبيانات اللازمة لأداء عملهم والتي بدونها لا يمكن لهم تحقيق أهداف المنظمة.
• تختلف طبيعة المعلومات: فمنها ما هو متصل بالعمل مباشرة مثل (اللوائح، والخطط، والقواعد التنظيمية، وتوصيف العمل.. الخ).
• ومنها ما يتصل بالعمل بشكل غير مباشر مثل (بعض الأحداث المعلن عنها فى لوحات الإعلانات ، والأخبار المعلنة فى جريدة أو مجلة تصدرها المنظمة .. الخ).
• ومنها ما يتصل بالعمل بشكل غير مباشر مثل (بعض الأحداث المعلن عنها فى لوحات الإعلانات، والأخبار المعلنة فى جريدة أو مجلة تصدرها المنظمة.. الخ).
نوعية المعلومات والبيانات التي يجب توفيرها للأفراد:
• أهداف المنظمة والتي تنقل عادة فلسفة المنظمة والغرض من نشأتها، سياستها وخططها المستقبلية.
• مفاهيم العمل التي توضح أهمية المنظمة فى المجتمع.
• التوجيهات والإرشادات التوضيحية لكيفية الأداء.
• الإجراءات التطبيقية لكيفية التنفيذ.
• توصيف الأعمال والعلاقات التنظيمية التي تربط أطراف التنظيم ببعضها البعض.
محلل نظم المعلومات –Computer system analyst–
هو شخص على دراية معقولة بعلوم إدارة الأعمال (التسويق ، والإدارة المالية والمصرفية، وإدارة تقنية المعلومات¬ الحاسب الآلي – وغيرها ..)
ويقوم كذلك بدراسة المشاكل والاحتياجات ويحولها إلى أنظمة معلومات وتطبيقات تعتمد على استخدام الحاسب حيث يقوم العديد من المبرمجين بتطبيقها.
مفاهيم تحليل النظم:
تحليل النظم هو اصطلاح عام يرتبط بمفهوم و أسلوب النظم و يشير إلى تلك العمليات المنظمة منطقياً و المتعلقة بتعريف و حل المشكلات و ذلك وفق مفهوم النظم ثم تجزئتها إلى عناصر و إيجاد العلاقات التبادلية المؤثرة بين العناصر و بعضها . يتصف تحليل النظم بالعمومية إلى حد بعيد إلى أن يمكن الاعتماد عليه في حالة التعرض لمشكلة تقليل التكلفة أو زيادة أرباح شركة معينة كما يمكن استخدامه عند حل مشكلة برمجية، وهو دراسة نطاق المشكلة Problem Boundary بغرض اقتراح تحسينات على النظام وتحديد متطلبات الحل.
محلل نظم المعلومات –Computer system analyst–
هو شخص على دراية معقولة بعلوم إدارة الأعمال (التسويق ، والإدارة المالية والمصرفية، وإدارة تقنية المعلومات¬ الحاسب الآلي – وغيرها ..)
ويقوم كذلك بدراسة المشاكل والاحتياجات ويحولها إلى أنظمة معلومات وتطبيقات تعتمد على استخدام الحاسب حيث يقوم العديد من المبرمجين بتطبيقها.
و محلل النظم يتفوق على المبرمج خبرة ودراية..
وهو يلعب دوراً هاماً في تطوير أنظمة المعلومات Information Systems وتطبيقات الكمبيوتر Computer Applications للمؤسسات والشركات.
وتشتمل عملية التطوير على تحليل النظم System Analysis وتصميم النظم System Design .
ويكون مسئول عن:
تطوير أنظمة المعلومات وتطبيقات الكمبيوتر للمؤسسات.
تجميع البيانات بكفاءة من مصادرها .
تحديد كيفية إدخال البيانات وتخزينها ومعالجتها .
كيفية الحصول منها على معلومات مفيدة للمؤسسة والعاملين بها .
يساعد المؤسسات في حل مشاكلها باستخدام مفاهيم النظام System Concepts وتكنولوجيا المعلوماتInformation Tech...
مجموعة المهارات والخبرات الأساسية لبرنامج إعداد محلل النظم هي:
* المعرفة بتكنولوجيا المعلومات؛ حيث إن محلل النظم مسئول عن تعريف المستخدمين والمديرين كيف يمكن للتكنولوجيات الحديثة أن تفيدهم، ومن الضروري أن يلم بموضوعات تكنولوجيا المعلومات ومهاراتها الأساسية، والتي منها:
1- إدارة قواعد البيانات بمختلف أنواعها.
2- معرفة طرق إدارة الشبكات الداخلية والاتصالات
3- استيعاب أهداف التكنولوجيا في استخدامات المؤسسات
4- الإنترنت بكل ما يحمله من برامج وأجهزة الاتصال بين المستخدمين والشبكة.
*الإلمام بالبرمجة؛
لأن محلل النظم هو حلقة الوصل بين المستخدمين والمبرمجين، غير أنه ليس بالضرورة أن يكون محلل النظم مبرمجاً جيداً، فيكفيه بعض الخبرة في البرمجة، حيث يصعب تخيل كيفية إعداد محلل النظم مواصفات فنية بدقة لبرامج إذا لم يكن لديه بعض الخبرة في مجال البرمجة. من جهة أخرى لا بد أن يمتلك مهارات تحليل وتصميم النظم.
* المعرفة العامة بإدارة الأعمال (المحاسبة والتسويق والسلوك التنظيمي ) وغيرها.
حيث إن امتلاكه لمهارات الإدارة هو الكفيل بجعله محلل نظم على كفاءة عالية، حيث تمكنه في التفكير بشكل منظم في مشكلات المؤسسة ووضع الحلول المناسبة لها.
1- محاسبة .
2- تسويق .
3- السلوك التنظيمي .
4- مواضيع خاصه بالإداره ( الإداره الفعاله للوقت وإدارة الأولويات – إدارة الذات وفن قيادة الآخرين – بناء فرق العمل الفعاله(.
• القدرة على تقديم حلول للمشاكل وتحليل الاحتياجات بصورة إبداعية.
حيث الإبداع والفراسة غالباً ما يكونان موهبة يولد بها الشخص وعلى الرغم من ذلك يمكن بالتأكيد تطويرها إلى صفة تلازمه إلى حد ما، من خلال الاشتراك في برامج إدارة الأزمات والتعامل معها وكيفية رصدها وتحليلها والتوصل لخطة مواجهتها.
1- مهارات تشخيص وتحليل وحل المشكلات .
2- إدارة الأزمات وفن إتخاذ وصنع القرار .
*امتلاك مهارات في الاتصال بين الناس،
فينبغي على محلل النظم أن يكون قادراً على التعامل مع الإداره والمستخدمين فبالتالي من المهم أن يتمتع بالمرونة والقدرة على التكيف.
ولذلك لا يوجد طريقة واحدة يمكن تطبيقها لتطوير أي نظام، ولكل مشروع تحدياته، ولذلك على محلل النظم أن يعرف هذا ويتعلم كيف يكون مرناً مع كل مشروع يشرع في تطويره.
خطوات تحليل النظم لتأسيس البرامج على أساسها:
تتضمن عملية وضع وتتطوير أنظمة الأتمتة والبرامج الخطوات التالية :
1- الفكرة : تمثل الهدف الرئيسي للبرنامج
2- تحديد المتطلبات : تحديد أبعاد المشروع ومقوماته وحدوده والشروط الواجب تحقيقها وتصنف المستلزمات حسب الأولوية.
3- خطة التنفيذ والمخطط الزمني : أي كيف سيتم تلبية المتطلبات المحددة ووضع خطة زمنية تقريبية لإنجاز الأعمال الواردة في الخطة.
4- وضع الهيكلية : يوجد عدة طرق لوضعها ويتم خلال هذه المرحلة تقرير العلاقة بين أجزاء المشورع والعلاقة بينها وبين واجهة التطبيق
5- بناء البرنامج : يتضمن إنشاء البطاقات والأصناف ونصوص البرمجة الخاصة بها.
6- تجربة البرنامج : مراجعة نصوص البرمجة وتجربة كل وحدة من البرنامج على حدة ثم تجربة البرنامج ككل لاكتشاف الأخطاء وإصلاحها.
الفكــرة:
- بعض القواعد التي تساعد المصمم على استخلاص الأفكار المفيدة :
1- عبر عن المسألة بأسئلة أو أعد صياغة الأسئلة بشكل مناسب بدل : "كيف يمكن زيادة مبيعات العقارات" استخدم "كيف تحسين عمل إدارة المكتب العقاري"
2- إلجأ إلى حلول جديدة كلياً واستفد من خبرات أشخاص بعيدين عن مجال الحاسب في مجالات أخرى
3-جسد العملية في ذهنك أو على ورقة وقلم وضع نفسك في مكان الأشخاص المشتركين في المسألة.
4- تخلص من القيود المفروضة في أسلوب التفكير والحلول الجاهزة فمثلاً اسأل لماذا يحتاج المستخدم إلى زر حفظ ؟؟ الحفظ تلقائياً ربما أفضل !
5- ناقش أفكارك مع الآخرين.
6- دراسة قابلية الفكرة للتطبيق وتتم بالإجابة على هذه الأسئلة :
هل الفكرة ذات مغزى منطقي ومجدي؟
هل تتفق مع استراتيجية عمل الجهة صاحبة البرنامج؟
ما مقدار المخاطرة التي تشتمل عليها الفكرة ؟؟ فمثلاً تحويل نظام عمل المكتب العقاري من الوثائق الورقية إلى الالكترونية ممكن أن يتسبب بأخطار ومشاكل ما هي ؟؟
ما منافع الفكرة وكيف سيستفيد منها كل طرف من الأطراف ( صاحب المكتب - الموظفين - الوسطاء - الزبائن - المحاسب ... الخ ).
ما هي كلفة المشروع (لأن مشروع الأتمتة يمكن أن يكلف أجهزة حواسيب بعدد معين مع ربط شبكة ووجود طابعات بعدد معين وسكانرات وكاميرات رقمية ... الخ) حسب نظام الأتمتة المقترح بالفكرة، أي الأفكار أفضل.
تحديد المتطلبات:
- أول خطوة في تنفيذ الفكرة ويتم بنتيجتها تعريف المشروع وتقديم المفاهيم الأساسية للتطبيق لذلك تدعى (تصميم المفاهيم(
- يقوم محلل المشروع بتحديد متطلبات المستخدم بالتعاون مع المستخدمين المحتملين ثم يجري تحديد متطلبات المشروع ثم توثيقها وتدعى (التوثيق الوظيفي أو وثائق تحليل المشروع.
1- تحديد المتطلبات مع التركيز على الهدف :
ويقوم على استجلاء الهدف الجقيقي وراء حاجات المستخدم ثم يجري وضع متطلبات المشروع التي تتوافق مع الهدف الحقيقي للمستخدم وليس مع حاجاته التي يذكرها، وهذه الخطوات المتبعة في تحديد المتطلبات مع التركيز على الهدف (مع التأكيد على توئيق أفكار المصمم وقراراته في كل مرحلة):
أ = إنشاء فريق المشروع :
يتضمن المصمم ، خبير من المستخدمين ، رب العمل ، ممثلين عن الأطراف ذات العلاقة.
ب= صياغة الاهداف : أهداف رئيسية : زيادة كفاءة المكتب العقاري بواسطة أتمتة أعماله.
أهداف ثانوية: حفظ العقارات وتصنيفها - حفظ أسماء
وأرقام هواتف العملاء و الزبائن - تقديم تقارير دورية عن العقارات المتاحة ... الخ
جـ= تحديد مدى المشروع : هل سيحتوي على نظام محاسبة للمكتب ورواتب الموظفين فيه ؟؟ هل سيحتوي على ذاتية الزبائن ...الخ
د- تحليل المهام: أي معرفة الإجراءات الواجب اتباعها لتأدية كل مهمة
هـ - تحديد مواصفات الجودة : سهولة الاستخدام، توافق التطبيق مع
الاصطلاحات المتبعة فيما يخص واجهة التطبيق ، الوثوقية ، الأداء الجيد، التوافقية مع أنظمة أخرى ذات صلة.
و- تحديد المواصفات التقنية : وتضم :
- الحد الأدنى من التجهيزات المطلوبة
- التجهيزات المثلى
- أنظمة التشغيل
- ترتيبات الشبكة المطلوبة
- لغات البرمجة المطلوبة
- قاعدة البيانات (في حال الحاجة إليها)
- صلاحية التطبيق للاستخدام على حاسب محمول
- امكانية استخدام مكونات التطبيق في تطبيقات أخرى
- عدد المستخدمين المتوقع
- حجم البيانات المتوقع
- متطلبات الأمن
- واجهة الاتصال بالأنظمة الأخرى
- متطلبات الدعم الفني المتوقع
- إمكانية إصدار نسخ دولية منه
- تحويل الحاجات إلى متطلبات : أي الانتقال من : "أحتاج إلى ... " إلى "يجب أن يقوم المشروع بـ
ح = تصنيف المتطلبات حسب الأولوية : هامة جداً - هامة نوعاً ما - يستحسن أن يلبيها التطبيق
وضع خطة المشروع والمخطط الزمني
يتم في الخطة تحديد كيف سيجري إنجاز المشروع وتحديد المهمات اللازمة لذلك ويحدد المخطط الزمني الزمن اللازم لانجاز كل مهمة من هذه المهام.
وضع الهيكلية:
سأشرح هنا طريقة GUIDS في التصميم غرضي التوجه OOD من أجل تصميم هيكل البرنامج.
إن كلمة GUIDS مأخوذة من الأحرف الأولى من كل خطوة فيها وهذه الخطوات هي :
- التصميم مع التركيز على الهدف Goal-Centered Design
- تصميم واجهة التخاطب مع المستخدم أو واجهة التطبيق User-Interface Design
- التصميم مع التركيز على التنفيذ Implementation-Centered Design
- تصميم البيانات Data Design
- استراتيجيات إنشاء البرنامج Strategies for Construction
التصميم مع التركيز على الهدف:
1- توصيف الأغراض
* تعريف الأغراض
* تحديد مسلكيات هذه الأغراض
* تحديد خصائص هذه الأغراض
* توثيق الأغراض : باستخدام بطاقات توثيق تحوي اسم الغرض ودوره
ومجموعة مسلكياته وخصائصه
2- نمذجة العلاقة بين الأغراض :
* هل ينتمي هذا الغرض إلى نوع آخر
* هل الغرض نوع جزئي من غرض آخر
* هل يستخدم هذا الغرض غرضاً آخر
يمكن الاستعانة ببرنامج النمذجة المرفق مع النسخة VB6 والمسمى
Microsoft Visual Modeler في هذا الصدد
3- التحقق من كفاءة الأغراض باستخدام أنماط مستخدمين مختلفة : مستخدم قليل الخبرة - مستخدم مشغول تتم مقاطعته باستمرار لتأدية مهام أخرى ...الخ وحالات مختلفة : البدء بتعبئة معلومات عقار جديد - العثور على العقار المطلوب ضمن العقارات المتاحة - البحث عن الزبائن المحتملين لعقار معروض حديثاً...الخ حيث يجب حصر جميع حالات الاستخدام
4- توثيق هذه الخطوة (التصميم مع التركيز على الهدف) وهو الهدف الرئيسي لها ويجب أن يحتوي على :
* توصيف أهداف المشروع
* لائحة بمتطلبات المشروع
* تعريف الأغرض (المعلومات المدونة على البطاقات)
* نموذج الأغراض (رسوماً لعلاقات الأغراض)
* حالات الاستخدام
تصميم واجهة التطبيق :
1- إنشاء تصميم موجه نحو الهدف :
* تحديد أهداف المستخدم : وهي غير أهداف المبرمج فهدف المبرمج من البرنامج هو أتمتة أعمال المكتب العقاري بينما أهداف المستخدم ربما
تكون : أن لا أبدو غبياً - أن لا أرتكب أخطاء كبيرة - إنجاز قدر كبير من
العمل .. الخ
* تحديد معالم التطبيق : هي كل ما يجب أن يقوم به التطبيق من وجهة نظر المستخدم ، وبعد تحديد هذه المعالم يتم تنظيمها بشكل منطقي وينتج عنها واجهة التطبيق ويقوم المصمم بتقويم كل من المعالم الأساسية والثانوية حيث يتم تصميم المعالم الحساسة في الدرجة الأولى ويؤجل تصميم المعالم الأخرى إلى مرحلة لاحقة
* تقديم نموذج ذهني : يجب أن تقدم واجهة التطبيق نموذجاً ذهنياً يعطي
انطباعاً عن التطبيق أي تقديم مظهر جيد ومتماسك وغير معقد
* وضع الترتيبات للمعالم : من الأهمية وضع المعالم الرئيسية الهامة بمكان قريب من يد المستخدم وإبعاد كل المعالم الثانوية من وجهه ووضعها في القوائم menu ويفضل إتاحة أكثر من طريقة للوصول إلى المعالم الرئيسية
* اختيار نمط الواجهة : SDI أو MDI
* وضع الترتيبات للشاشات : اختيار العناصر المعتمدة لتصميم الشاشات ومن المفضل الاقتصار على أقل عدد من أدوات ActiveX بهدف المحافظة على جودة إدارة الذاكرة والسرعة
* إضافة الجاذبية : كل ما من شأنه تحسين المظهر
2- المبادئ الأساسية المتبعة في تصميم واجهة التطبيق :
- البساطة : يمكن استخدام أسلوب الكشف المتدرج
- تقديم إجابات وليس طرح تساؤلات : كوضع قيم افتراضية للحقول
- المرونة : عدة طرق لإنجاز مهمة ما
- الابتعاد عن الصرامة : عدم المبالغة في التحقق من صحة البيانات قبل حفظها وعند عرض رسالة خطأ يجب مراعاة وضوح مدلولها
- الاحتفاظ ببعض المعلومات التي تزيد من فعالية عمل المستخدم : مثل أسماء آخر ملفات تم حفظها ، مواقع النوافذ على الشاشة . الخ
- الاستجابة للمستخدم : أي حفظ التغيرات التي يجريها للبيانات بدون سؤاله .. مع إمكانية التراجع عنها إذا أراد ذلك بسهولة
- الانسجام مع قواعد windows : مثلاً إعطاء الوظائف المتعارف عليها للمفاتيح كمفتاح F1 للمساعدة دائماً
- عرض الشاشة المناسبة في بداية التطبيق : من المفضل تحاشي تقديم شاشة فارغة في بدء التطبيق ويمكن مثلاً عرض شاشة ترحيب
3- التحقق من تصميم واجهة التطبيق :
= التحقق من المعالم : وذلك بالاستعانة بحالات الاستخدام التي جرى توثيقها في مرحلة التصميم مع التركيز على الهدف
* إنشاء النموذج الأولي
* التحقق من صلاحية واجهة النطبيق وذلك بالاستعانة بالمستخدمين لتجربة استخدامها
4- توثيق تصميم واجهة التطبيق :
- قائمة بأهداف المستخدم
- قائمة بمعالم التطبيق
- لقطات للشاشات وملاحظات عنها
- حالات استخدام معينة مع ذكر الخطوات اللازمة لانجازها
التصميم مع التركيز على التنفيذ:
1- اعتماد هيكلية النظام :
- هيكلية وحيدة الكتلة : نظام وحيد المستخدم ومحلي
- هيكلية مخدم الملفات : شبكة محلية
- هيكلية مخدم/عميل من طبقتين : عبر سواقة ODBC
- هيكلية مخدم/عميل بثلاث طبقات : واجهة التطبيق - عناصر الأعمال - قاعدة البيانات
2- تحديد هيكلية النظام :
- الهيكلية الفيزيائية : كيفية توزيع الحواسب والطابعات والسكانر بين الموظفين وصاحب المكتب والمحاسب ..الخ
- الهيكلية المنطقية :
- تصميم العناصر التي تشكل الهيكلية المنطقية : ووتضمن واجهة التطبيق - قاعدة البيانات - لأصناف ... الخ
3- التحقق من التصميم مع التركيز على التنفيذ :
- العودة إلى حالات الاستخدام
- ضمان التعاون التام بين الأغراض
- إنشاء النموذج الأولي
4- وثائق التصميم مع التركيز على التنفيذ :
* وصف هيكلية النظام : المنطقية والفيزيائية
* تصميم العناصر :
* تعريف الأصناف : قائمة الخصائص والطرائق والأحداث
* نقاط التنفيذ : وهي الحلول المعتمدة في مواضيع التنفيذ
* حالات الاستخدام
تصميم البيانات:
1- فرز البيانات حسب : حسب نوعها وأماكن تخزينها : ملف بيانات - قاعدة بيانات - سجل ويندوز - البنى الداخلية .
2- إنشاء واجهة التعامل مع البيانات حسب نوعها
3- اعتبارات إضافية :
* مدير قاعدة البيانات : في حال وجوده يجب إدخال المسؤول عن قاعدة
البيانات في عملية تصميم البيانات منذ البداية
* أدوات قاعدة البيانات يجب اعتماد الأدوات الأكثر ملائمة لأهداف المشروع
* حجم البيانات
* تكامل البيانات
* الأمن
* النقل عبر الشبكة
* الأداء
* توثيق تصميم البيانات
- التصميم العام للبيانات : نوعها وفي أي جزء من ا8اتم التعامل معها
- تصميم قاعدة البيانات : (إذا اعتمدت) ذكر الحقول ومخطط العلاقات ..الخ
- الاجرائيات المخزنة/القادحات : إذا وجدت
- صيغة الملفات (إذا اعتمدت ملفات ذات صيغة خاصة بالمشروع)
- إعدادات التشكيل : أسماء وقيم المفاتيح والمتحو1لات في الريجستري أو ملفات INI
الهدف من البحث:
متطلبات إدارية وتنظيمية وبشرية:
• الحد من بيروقراطية العمل المكتبي وتبسيط إجراءات العمل.
• تطبيق الأساليب الحديثة والمعاصرة فى مختلف سياسات الموارد البشرية.
• إتاحة الفرصة للترقية وتنمية الكفاءات وتنمية المسارات الوظيفية أمام العاملين فى مجال تكنولوجيا المعلومات.
• تدعيم وتأييد الإدارة العليا لتطبيق تكنولوجيا المعلومات على مستوى المنظمة ككل.
• تنمية نظام فعال للمزايا والأجور للعاملين فى مجال تكنولوجيا المعلومات يساعد على إخراج كل ما لديهم من إبداعات وطاقات.
• الانتقال من الوسائل التقليدية فى تقييم أداء العاملين إلى الوسائل الحديثة فى التقييم على أساس فرق العمل.
• تدعيم وجود الكوادر البشرية ذات الاستعداد والإصرار فى تبني تكنولوجيا المعلومات وتطبيقها.
متطلبات فنية:
• العمل على سيطرة الحاسب الآلي على كافة عمليات ومعاملات المنظمة مما يستلزم نوعية حديثة من المهارات الخاصة.
• توافر البرامج التدريبية التي تسعى لتنمية قدرات الأفراد فيما يتعلق بالتفكير والابتكار والإبداع والتحكم فى أصول وتطبيقات الحاسب.
• ضرورة توافر القدرة الفنية لدى العاملين للاستخدام وتشغيل الحاسب الآلي لمتابعة ما يستحدث فى هذا الصدد.
• تحقيق تطبيقات تكنولوجيا المعلومات توقعات مستخدميها فيما يتعلق بالنواحي الفنية لتصميم النظام وكذلك العمليات التطبيقية.
• الاعتماد على مصادر متعددة لتوفير الكفاءات المتخصصة فى مجال تكنولوجيا المعلومات.
متطلبات اجتماعية ونفسية:
• السعي لتأمين ثقافة تنظيمية تعتمد على دور وأهمية المعلوماتية فى اتخاذ القرارات.
• العمل بروح الفريق وتدعيم روح المعاونة والمساندة.
• ضرورة تنمية الاتجاهات الإيجابية لدى الأفراد والعاملين نحو تطبيق تكنولوجيا المعلومات.
• دعم وتنمية مهارات العاملين والسعي لتوفير الأفكار الجديدة وإمدادهم بالدعم المعنوي.
• القدرة على التآلف مع أدوات اكتساب المعرفة وطرق الوصول إلى المعلومات.
• زيادة قدرات العاملين على التعلم وحثهم على التعرف على كل ما هو حديث فى مجال تكنولوجيا المعلومات.
متطلبات مالية:
• توفير الدعم المالي المطلوب لإدخال تكنولوجيا المعلومات بحسب متطلبات كل جهة إدارية.
• القيام بالتحليل المالي اللازم تجاه استخدام تكنولوجيا المعلومات لتحقيق اقتصاديات تشغيلها.
• اعتمادات دراسات الجدوى المالية والاقتصادية اللازمة قبل إدخال تكنولوجيا المعلومات لتأكيد فوائدها على المدى البعيد.
المراجع:
1- http://ynabe3.blogspot.com/2011/05/blog-post_23.html
2- http://kenanaonline.com/users/esraaa/posts/112116
3- فن الاتصال فى الإدارة، إعداد: هاني عرب، ملتقى البحث العلمي. http://www.4shared.com/office/Fm3Vs3-P/_online.html
4- تكنولوجيا المعلومات فى خدمة الإدارة المعاصرة، http://search.4shared.com/postDownload/w2rHAbRv/_____.html
5- http://www.infotechaccountants.com/
مع تحيات الأستاذ السيد مصطفى
كتابة وإعداد الرسائل العلمية والأبحاث فى كافة المجالات بأقل الأسعار اتصل على:
01021308180 أو 01227101840
المقدمة:
قام بوضع هذه النظرية فيدلر وتعتبر من أحدث نظريات القيادة ، وتفترض هذه النظرية بأن درجات التغير والاختلاف وعدم الثبات للمتغيرات البيئية المحيطة بالمؤسسة تتطلب أنماط مختلفة من التركيب الوظيفي الداخلي للمؤسسة ومرونة في تصميم العمليات الإدارية ، ويمكن توضيح المعالم التالية للنظرية:
تركز على أن التغيرات التي تحدث في البيئة الخارجية يجب أن يقابلها تغيرات داخل المؤسسة تتناسب معها.
تعتبر الخطط الإدارية الموقفية استراتيجيات إدارية بديلة عند حدوث متغيرات بيئية مفاجئة وعليه تفترض إن المعايير الإدارية غير القابلة للتغير غير مناسبة لمعالجة كل المستجدات.
لا توجد طريقة مثالية لتقسيم الأدوار والمسؤوليات ولا يوجد نمط قيادي يمكن استخدامه بفعالية في كل المواقف وإنما المواقف هي التي تقر أفضل الطرق والأنماط.
• هناك ثلاثة عوامل أو متغيرات رئيسية تحدد اختيار الاستراتيجيات الإدارية البديلة التي يمكن تطبيقها وهي :
1- نوع القائد
2- نوع الجماعة
3- طبيعة الموقف
وهذه العوامل تتفاعل مع بعضها لتحديد أسلوب القيادة .
ويحدد فيدلر ثلاثة عوامل لفعالية قيادة مدير المدرسة وهي :
1- علاقة المدير بالمرؤوسين هل هي جيدة أم غير ذلك .
2- درجة القوة الوظيفية ومدى الصلاحيات التي يمتلكها المدير .
3- مدى تحديد الوظيفة ووضوح المهام والواجبات
تعتبر النظرية الموقفية من أحدث النظريات الإدارية وأفضلها, وتشير هذه النظرية إلى أنه ليس هناك سلوك واحد في القيادة يصلح لكل زمان ومكان, كما انه ليس هناك صفات معينة يجب توافرها في المدير ليكون ناجحا بل إن الموقف له أهمية كبيرة في تحديد فعالية الإدارة (حسب طبيعة الموقف), وحسب هذه النظرية يتوقف النمط الإداري على نوع القائد, ونوع الجماعة, طبيعة الموقف, ومن هنا فإن العامل المشترك بين المديرين ليس سمات معينة, ولكنها مقدرة المدير على إظهار معرفة أفضل أو كفاءة أكثر من غيره في مواقف معينة. وهناك مجموعة من العوامل الموقفية التي تؤثر على فاعلية الإدارة ومن هذه العوامل:
1- عمر المدير وخبرته السابقة.
2- طبيعة المجتمع الذي تتواجد فيه المؤسسة.
3- الجو النفسي للعاملين.
4- الخصائص الشخصية للعاملين.
5- درجة التعاون بين المدير والعاملين.
6- حجم المؤسسة والعاملين فيها.
نقاط القوة في النظرية الموقفية:
1- هذه النظرية تأخذ بعين الاعتبار الاختلافات بين طبيعة الأفراد والأوقات والظروف.
2- تعالج هذه النظرية الموقف والظروف بطريقة تتناسب مع طبيعة الموقف.
3- تحدد النظرية العلاقة بين الحدث والنتيجة (إذا ما وقع شيء ما, ترتب عليه نتيجة ما).
4- تحرص النظرية على تزويد المديرين بأدوات تساعدهم على تنمية مهاراتهم الفنية والإنسانية والفكرية.
5- يقدم المدخل الموقفي نموذج يمكن الوثوق به لتدريب القادة ليكونوا فاعلين.
6- من السهل فهم القيادة الموقفية وتطبيقها في العديد من المواقف (عملية).
نقاط الضعف في النظرية الموقفية:
1- لا توجد طريقة مثالية لتقسيم الأدوار.
2- لا يوجد نمط قيادي يمكن استخدامه بفعالية في كل المواقف وإنما المواقف هي التي تحدد النمط القيادي.
3- المديرون ليسوا أحرارا في إدارة مؤسساتهم, بل تتحكم بهم الظروف والمواقف التي تواجههم.
4- نجاح الإدارة وأساليبها تتوقف على طبيعة المواقف والظروف.
وتعتبر النظرية الموقفية مناسبة للميدان التربوي لمرونتها وسهولة تطبيقها في مجال الإدارة التربوية, فهي تنص على أنه ليس هناك نمط واحد في القيادة, فالقائد التربوي الفعال هو الذي يعرف ويشكل نفسه حسب الظروف وحسب الموقف بل حسب البيئة التي يمر عليها أيضا بل وأكثر من ذلك حسب الشخص الذي أمامه وقدراته وصفاته.
لكي يحقق الإفصاح عن المعلومات المحاسبية الأهداف المرجوة منه والتي تتمحور حول غرض أساسي هو منفعة متخذي القرارات، لابد من أن تتوفر في تلك المعلومات مجموعة من الخواص النوعية، وتشمل هذه الخواص ما يلي:
• القابلية للفهم: يقصد بذلك أن تكون المعلومات المحاسبية مفهومة من قبل متخذ القرار، وتتأثر القابلية للفهم عادة من زاويتين هما: من زاوية مهارة وخبرة من يعد المعلومات من جهة، ثم من زاوية ومهارة وخبرة من سيستخدمها من جهة أخرى.
• الإفادة: أي أن تكون المعلومات المفصح عنها مفيدة لمستخدميها.
• الملاءمة: بمعنى أن تكون المعلومات المحاسبية ملائمة لأغراض المستخدم متخذ القرار، وللملاءمة ثلاثة عناصر رئيسية هي:
§ القيمة التنبؤية: ويقصد بها قيمة المعلومات كأساس للتنبؤ بالتدفقات النقدية للمشروع أو بقوته الإيرادية.
§ قيمة التغذية الراجعة من المعلومات: أي المدى الذي يمكن لمتخذ القرار أن يعتمد عليها في تصويب أو تعديل توقعاته السابقة.
§ التوقيت المناسب: ويقصد بها ربط مدى ملاءمة المعلومات لمتخذ القرار بتوقيت إيصالها له، ذلك لأن إيصال المعلومات لمتخذ القرار في الوقت غير المناسب يفقدها تأثيرها على عملية إتخاذ القرار ومن ثم ينزع عنها الفائدة المحققة منها.
• الموثوقية: يقصد بها أن تصلح المعلومات كأساس يمكن لمتخذ ا لقرار الإعتماد عليها في التنبؤ. ولهذه الخاصية ثلاثة عناصر أساسية هي:
§ القابلية للتحقق: أن تكون المعلومات قابلة للتحقق من جهة صحتها.
§ عدالة التمثيل: أن تكون المعلومات المنشورة تمثل بعدالة الوضع المالي للمشروع.
§ الحيادية: أن تظهر المعلومات حقيقة أوضاع المشروع كما هي وليس بالصورة التي تحقق رغبة فئة معينة مثل إدارة المشروع أو المساهمين دون إعتبار لمستخدمي المعلومات الآخرين.
• القابلية للمقارنة: تعتبر هذه الخاصية على قدر كبير من الأهمية بالنسبة للبيانات المالية المنشورة. إذ بدونها تصعب الإستفادة من تلك البيانات في مجال تقييم الأداء. ولكي تكون المعلومات قابلة للمقارنة لابد من توفر عنصرين أساسيين هما:
§ عنصر التوحيد: توحيد الأساليب والطرق المتبعة في إعداد المعلومات المالية المنشورة. لكي يكون بالإمكان مقارنة أداء المشروع بالمشروعات الأخرى التي تعمل في نفس المجال.
§ عنصر الإتساق: يعني ضرورة توفر التماثل في إتباع نفس الأسس والمبادئ على مدار الفترات المالية المتتالية لكي تكون المعلومات المالية المنشورة قابلة للمقارنة.
• الأهمية النسبية: تلعب هذه الخاصية دوراً هاماً كمعيار لتحديد المعلومات التي يجب الإفصاح عنها وذلك من زاوية تأثيرها المتوقع على متخذ القرار. كما تعتبر معياراً هاماً في تنفيذ عملية الدمج لبنود المعلومات التي يتم عرضها في القوائم المالية المنشورة. وتعتبر هذه الخاصية مفهوماً نسبيا لا مفهوماً مطلقاً.ً
تعريف الإدارة ومستوياتها:
الإدارة هي: الشكل الذي تتعاون فيه جهود جماعية لتحقيق هدف.
الإدارة هى: ذلك النشاط الذي يهتم بتخطيط وتنظيم وتوجيه وتنسيق ورقابة أعمال الآخرين لتحقيق هدف.
تعريف الإدارة لـ "فريدك تايلور": فى كتابه إدارة الورشة 1903م أن فن الإدارة هو "المعرفة الصحيحة لما يريد الرجال عمله، ثم التأكد من أنهم يقومون بعمله بأحسن طريقة وأرخصها".
تعريف الإدارة لـ "هنري فايول" فى كتابه الإدارة العامة والصناعية 1949م "يقصد بالإدارة التنبؤ والتخطيط والتنظيم وإصدار الأوامر والتنسيق والرقابة".
تعريف الإدارة لـ "كونتر وأدونيل" 1968م فقد عرفها " وظيفة تنفيذ الأشياء عن طريق الأشخاص".
مفهوم الاتصالات:
الاتصالات الرسمية: هى عملية تدفق المعلومات فى المنظمة.
الاتصالات الشخصية: تبادل المعلومات بين شخصين أو أكثر فى المنظمة.
مصادر البيانات والمعلومات:
أولاً: أهمية توافر المعلومات
• تختلف مصادر المعلومات فى المنظمات باختلاف حجمها وأهدافها وطبيعة أنشطتها وأسلوب القيادة المتبع بها.
• تتفق جميع المنظمات فى نوعية القنوات التي تتدفق من خلالها المعلومات والبيانات.
• هناك نوعان من القنوات:
قنوات رسمية: وتنفذ من خلالها جميع المعلومات والبيانات الرسمية بمختلف مصادرها واتجاهاتها مثل الأهداف العامة والقرارات الإدارية.
• قنوات غير رسمية: مثل الإشاعات والمبالغات والأحداث غير الموثقة التي يتناقلها الأفراد بشكل غير رسمي.
• يجب حصول جميع أفراد المنظمة على نصيب وافر من المعلومات والبيانات اللازمة لأداء عملهم والتي بدونها لا يمكن لهم تحقيق أهداف المنظمة.
• تختلف طبيعة المعلومات: فمنها ما هو متصل بالعمل مباشرة مثل (اللوائح، والخطط، والقواعد التنظيمية، وتوصيف العمل.. الخ).
• ومنها ما يتصل بالعمل بشكل غير مباشر مثل (بعض الأحداث المعلن عنها فى لوحات الإعلانات ، والأخبار المعلنة فى جريدة أو مجلة تصدرها المنظمة .. الخ).
• ومنها ما يتصل بالعمل بشكل غير مباشر مثل (بعض الأحداث المعلن عنها فى لوحات الإعلانات، والأخبار المعلنة فى جريدة أو مجلة تصدرها المنظمة.. الخ).
نوعية المعلومات والبيانات التي يجب توفيرها للأفراد:
• أهداف المنظمة والتي تنقل عادة فلسفة المنظمة والغرض من نشأتها، سياستها وخططها المستقبلية.
• مفاهيم العمل التي توضح أهمية المنظمة فى المجتمع.
• التوجيهات والإرشادات التوضيحية لكيفية الأداء.
• الإجراءات التطبيقية لكيفية التنفيذ.
• توصيف الأعمال والعلاقات التنظيمية التي تربط أطراف التنظيم ببعضها البعض.
محلل نظم المعلومات –Computer system analyst–
هو شخص على دراية معقولة بعلوم إدارة الأعمال (التسويق ، والإدارة المالية والمصرفية، وإدارة تقنية المعلومات¬ الحاسب الآلي – وغيرها ..)
ويقوم كذلك بدراسة المشاكل والاحتياجات ويحولها إلى أنظمة معلومات وتطبيقات تعتمد على استخدام الحاسب حيث يقوم العديد من المبرمجين بتطبيقها.
مفاهيم تحليل النظم:
تحليل النظم هو اصطلاح عام يرتبط بمفهوم و أسلوب النظم و يشير إلى تلك العمليات المنظمة منطقياً و المتعلقة بتعريف و حل المشكلات و ذلك وفق مفهوم النظم ثم تجزئتها إلى عناصر و إيجاد العلاقات التبادلية المؤثرة بين العناصر و بعضها . يتصف تحليل النظم بالعمومية إلى حد بعيد إلى أن يمكن الاعتماد عليه في حالة التعرض لمشكلة تقليل التكلفة أو زيادة أرباح شركة معينة كما يمكن استخدامه عند حل مشكلة برمجية، وهو دراسة نطاق المشكلة Problem Boundary بغرض اقتراح تحسينات على النظام وتحديد متطلبات الحل.
محلل نظم المعلومات –Computer system analyst–
هو شخص على دراية معقولة بعلوم إدارة الأعمال (التسويق ، والإدارة المالية والمصرفية، وإدارة تقنية المعلومات¬ الحاسب الآلي – وغيرها ..)
ويقوم كذلك بدراسة المشاكل والاحتياجات ويحولها إلى أنظمة معلومات وتطبيقات تعتمد على استخدام الحاسب حيث يقوم العديد من المبرمجين بتطبيقها.
و محلل النظم يتفوق على المبرمج خبرة ودراية..
وهو يلعب دوراً هاماً في تطوير أنظمة المعلومات Information Systems وتطبيقات الكمبيوتر Computer Applications للمؤسسات والشركات.
وتشتمل عملية التطوير على تحليل النظم System Analysis وتصميم النظم System Design .
ويكون مسئول عن:
تطوير أنظمة المعلومات وتطبيقات الكمبيوتر للمؤسسات.
تجميع البيانات بكفاءة من مصادرها .
تحديد كيفية إدخال البيانات وتخزينها ومعالجتها .
كيفية الحصول منها على معلومات مفيدة للمؤسسة والعاملين بها .
يساعد المؤسسات في حل مشاكلها باستخدام مفاهيم النظام System Concepts وتكنولوجيا المعلوماتInformation Tech...
مجموعة المهارات والخبرات الأساسية لبرنامج إعداد محلل النظم هي:
* المعرفة بتكنولوجيا المعلومات؛ حيث إن محلل النظم مسئول عن تعريف المستخدمين والمديرين كيف يمكن للتكنولوجيات الحديثة أن تفيدهم، ومن الضروري أن يلم بموضوعات تكنولوجيا المعلومات ومهاراتها الأساسية، والتي منها:
1- إدارة قواعد البيانات بمختلف أنواعها.
2- معرفة طرق إدارة الشبكات الداخلية والاتصالات
3- استيعاب أهداف التكنولوجيا في استخدامات المؤسسات
4- الإنترنت بكل ما يحمله من برامج وأجهزة الاتصال بين المستخدمين والشبكة.
*الإلمام بالبرمجة؛
لأن محلل النظم هو حلقة الوصل بين المستخدمين والمبرمجين، غير أنه ليس بالضرورة أن يكون محلل النظم مبرمجاً جيداً، فيكفيه بعض الخبرة في البرمجة، حيث يصعب تخيل كيفية إعداد محلل النظم مواصفات فنية بدقة لبرامج إذا لم يكن لديه بعض الخبرة في مجال البرمجة. من جهة أخرى لا بد أن يمتلك مهارات تحليل وتصميم النظم.
* المعرفة العامة بإدارة الأعمال (المحاسبة والتسويق والسلوك التنظيمي ) وغيرها.
حيث إن امتلاكه لمهارات الإدارة هو الكفيل بجعله محلل نظم على كفاءة عالية، حيث تمكنه في التفكير بشكل منظم في مشكلات المؤسسة ووضع الحلول المناسبة لها.
1- محاسبة .
2- تسويق .
3- السلوك التنظيمي .
4- مواضيع خاصه بالإداره ( الإداره الفعاله للوقت وإدارة الأولويات – إدارة الذات وفن قيادة الآخرين – بناء فرق العمل الفعاله(.
• القدرة على تقديم حلول للمشاكل وتحليل الاحتياجات بصورة إبداعية.
حيث الإبداع والفراسة غالباً ما يكونان موهبة يولد بها الشخص وعلى الرغم من ذلك يمكن بالتأكيد تطويرها إلى صفة تلازمه إلى حد ما، من خلال الاشتراك في برامج إدارة الأزمات والتعامل معها وكيفية رصدها وتحليلها والتوصل لخطة مواجهتها.
1- مهارات تشخيص وتحليل وحل المشكلات .
2- إدارة الأزمات وفن إتخاذ وصنع القرار .
*امتلاك مهارات في الاتصال بين الناس،
فينبغي على محلل النظم أن يكون قادراً على التعامل مع الإداره والمستخدمين فبالتالي من المهم أن يتمتع بالمرونة والقدرة على التكيف.
ولذلك لا يوجد طريقة واحدة يمكن تطبيقها لتطوير أي نظام، ولكل مشروع تحدياته، ولذلك على محلل النظم أن يعرف هذا ويتعلم كيف يكون مرناً مع كل مشروع يشرع في تطويره.
خطوات تحليل النظم لتأسيس البرامج على أساسها:
تتضمن عملية وضع وتتطوير أنظمة الأتمتة والبرامج الخطوات التالية :
1- الفكرة : تمثل الهدف الرئيسي للبرنامج
2- تحديد المتطلبات : تحديد أبعاد المشروع ومقوماته وحدوده والشروط الواجب تحقيقها وتصنف المستلزمات حسب الأولوية.
3- خطة التنفيذ والمخطط الزمني : أي كيف سيتم تلبية المتطلبات المحددة ووضع خطة زمنية تقريبية لإنجاز الأعمال الواردة في الخطة.
4- وضع الهيكلية : يوجد عدة طرق لوضعها ويتم خلال هذه المرحلة تقرير العلاقة بين أجزاء المشورع والعلاقة بينها وبين واجهة التطبيق
5- بناء البرنامج : يتضمن إنشاء البطاقات والأصناف ونصوص البرمجة الخاصة بها.
6- تجربة البرنامج : مراجعة نصوص البرمجة وتجربة كل وحدة من البرنامج على حدة ثم تجربة البرنامج ككل لاكتشاف الأخطاء وإصلاحها.
الفكــرة:
- بعض القواعد التي تساعد المصمم على استخلاص الأفكار المفيدة :
1- عبر عن المسألة بأسئلة أو أعد صياغة الأسئلة بشكل مناسب بدل : "كيف يمكن زيادة مبيعات العقارات" استخدم "كيف تحسين عمل إدارة المكتب العقاري"
2- إلجأ إلى حلول جديدة كلياً واستفد من خبرات أشخاص بعيدين عن مجال الحاسب في مجالات أخرى
3-جسد العملية في ذهنك أو على ورقة وقلم وضع نفسك في مكان الأشخاص المشتركين في المسألة.
4- تخلص من القيود المفروضة في أسلوب التفكير والحلول الجاهزة فمثلاً اسأل لماذا يحتاج المستخدم إلى زر حفظ ؟؟ الحفظ تلقائياً ربما أفضل !
5- ناقش أفكارك مع الآخرين.
6- دراسة قابلية الفكرة للتطبيق وتتم بالإجابة على هذه الأسئلة :
هل الفكرة ذات مغزى منطقي ومجدي؟
هل تتفق مع استراتيجية عمل الجهة صاحبة البرنامج؟
ما مقدار المخاطرة التي تشتمل عليها الفكرة ؟؟ فمثلاً تحويل نظام عمل المكتب العقاري من الوثائق الورقية إلى الالكترونية ممكن أن يتسبب بأخطار ومشاكل ما هي ؟؟
ما منافع الفكرة وكيف سيستفيد منها كل طرف من الأطراف ( صاحب المكتب - الموظفين - الوسطاء - الزبائن - المحاسب ... الخ ).
ما هي كلفة المشروع (لأن مشروع الأتمتة يمكن أن يكلف أجهزة حواسيب بعدد معين مع ربط شبكة ووجود طابعات بعدد معين وسكانرات وكاميرات رقمية ... الخ) حسب نظام الأتمتة المقترح بالفكرة، أي الأفكار أفضل.
تحديد المتطلبات:
- أول خطوة في تنفيذ الفكرة ويتم بنتيجتها تعريف المشروع وتقديم المفاهيم الأساسية للتطبيق لذلك تدعى (تصميم المفاهيم(
- يقوم محلل المشروع بتحديد متطلبات المستخدم بالتعاون مع المستخدمين المحتملين ثم يجري تحديد متطلبات المشروع ثم توثيقها وتدعى (التوثيق الوظيفي أو وثائق تحليل المشروع.
1- تحديد المتطلبات مع التركيز على الهدف :
ويقوم على استجلاء الهدف الجقيقي وراء حاجات المستخدم ثم يجري وضع متطلبات المشروع التي تتوافق مع الهدف الحقيقي للمستخدم وليس مع حاجاته التي يذكرها، وهذه الخطوات المتبعة في تحديد المتطلبات مع التركيز على الهدف (مع التأكيد على توئيق أفكار المصمم وقراراته في كل مرحلة):
أ = إنشاء فريق المشروع :
يتضمن المصمم ، خبير من المستخدمين ، رب العمل ، ممثلين عن الأطراف ذات العلاقة.
ب= صياغة الاهداف : أهداف رئيسية : زيادة كفاءة المكتب العقاري بواسطة أتمتة أعماله.
أهداف ثانوية: حفظ العقارات وتصنيفها - حفظ أسماء
وأرقام هواتف العملاء و الزبائن - تقديم تقارير دورية عن العقارات المتاحة ... الخ
جـ= تحديد مدى المشروع : هل سيحتوي على نظام محاسبة للمكتب ورواتب الموظفين فيه ؟؟ هل سيحتوي على ذاتية الزبائن ...الخ
د- تحليل المهام: أي معرفة الإجراءات الواجب اتباعها لتأدية كل مهمة
هـ - تحديد مواصفات الجودة : سهولة الاستخدام، توافق التطبيق مع
الاصطلاحات المتبعة فيما يخص واجهة التطبيق ، الوثوقية ، الأداء الجيد، التوافقية مع أنظمة أخرى ذات صلة.
و- تحديد المواصفات التقنية : وتضم :
- الحد الأدنى من التجهيزات المطلوبة
- التجهيزات المثلى
- أنظمة التشغيل
- ترتيبات الشبكة المطلوبة
- لغات البرمجة المطلوبة
- قاعدة البيانات (في حال الحاجة إليها)
- صلاحية التطبيق للاستخدام على حاسب محمول
- امكانية استخدام مكونات التطبيق في تطبيقات أخرى
- عدد المستخدمين المتوقع
- حجم البيانات المتوقع
- متطلبات الأمن
- واجهة الاتصال بالأنظمة الأخرى
- متطلبات الدعم الفني المتوقع
- إمكانية إصدار نسخ دولية منه
- تحويل الحاجات إلى متطلبات : أي الانتقال من : "أحتاج إلى ... " إلى "يجب أن يقوم المشروع بـ
ح = تصنيف المتطلبات حسب الأولوية : هامة جداً - هامة نوعاً ما - يستحسن أن يلبيها التطبيق
وضع خطة المشروع والمخطط الزمني
يتم في الخطة تحديد كيف سيجري إنجاز المشروع وتحديد المهمات اللازمة لذلك ويحدد المخطط الزمني الزمن اللازم لانجاز كل مهمة من هذه المهام.
وضع الهيكلية:
سأشرح هنا طريقة GUIDS في التصميم غرضي التوجه OOD من أجل تصميم هيكل البرنامج.
إن كلمة GUIDS مأخوذة من الأحرف الأولى من كل خطوة فيها وهذه الخطوات هي :
- التصميم مع التركيز على الهدف Goal-Centered Design
- تصميم واجهة التخاطب مع المستخدم أو واجهة التطبيق User-Interface Design
- التصميم مع التركيز على التنفيذ Implementation-Centered Design
- تصميم البيانات Data Design
- استراتيجيات إنشاء البرنامج Strategies for Construction
التصميم مع التركيز على الهدف:
1- توصيف الأغراض
* تعريف الأغراض
* تحديد مسلكيات هذه الأغراض
* تحديد خصائص هذه الأغراض
* توثيق الأغراض : باستخدام بطاقات توثيق تحوي اسم الغرض ودوره
ومجموعة مسلكياته وخصائصه
2- نمذجة العلاقة بين الأغراض :
* هل ينتمي هذا الغرض إلى نوع آخر
* هل الغرض نوع جزئي من غرض آخر
* هل يستخدم هذا الغرض غرضاً آخر
يمكن الاستعانة ببرنامج النمذجة المرفق مع النسخة VB6 والمسمى
Microsoft Visual Modeler في هذا الصدد
3- التحقق من كفاءة الأغراض باستخدام أنماط مستخدمين مختلفة : مستخدم قليل الخبرة - مستخدم مشغول تتم مقاطعته باستمرار لتأدية مهام أخرى ...الخ وحالات مختلفة : البدء بتعبئة معلومات عقار جديد - العثور على العقار المطلوب ضمن العقارات المتاحة - البحث عن الزبائن المحتملين لعقار معروض حديثاً...الخ حيث يجب حصر جميع حالات الاستخدام
4- توثيق هذه الخطوة (التصميم مع التركيز على الهدف) وهو الهدف الرئيسي لها ويجب أن يحتوي على :
* توصيف أهداف المشروع
* لائحة بمتطلبات المشروع
* تعريف الأغرض (المعلومات المدونة على البطاقات)
* نموذج الأغراض (رسوماً لعلاقات الأغراض)
* حالات الاستخدام
تصميم واجهة التطبيق :
1- إنشاء تصميم موجه نحو الهدف :
* تحديد أهداف المستخدم : وهي غير أهداف المبرمج فهدف المبرمج من البرنامج هو أتمتة أعمال المكتب العقاري بينما أهداف المستخدم ربما
تكون : أن لا أبدو غبياً - أن لا أرتكب أخطاء كبيرة - إنجاز قدر كبير من
العمل .. الخ
* تحديد معالم التطبيق : هي كل ما يجب أن يقوم به التطبيق من وجهة نظر المستخدم ، وبعد تحديد هذه المعالم يتم تنظيمها بشكل منطقي وينتج عنها واجهة التطبيق ويقوم المصمم بتقويم كل من المعالم الأساسية والثانوية حيث يتم تصميم المعالم الحساسة في الدرجة الأولى ويؤجل تصميم المعالم الأخرى إلى مرحلة لاحقة
* تقديم نموذج ذهني : يجب أن تقدم واجهة التطبيق نموذجاً ذهنياً يعطي
انطباعاً عن التطبيق أي تقديم مظهر جيد ومتماسك وغير معقد
* وضع الترتيبات للمعالم : من الأهمية وضع المعالم الرئيسية الهامة بمكان قريب من يد المستخدم وإبعاد كل المعالم الثانوية من وجهه ووضعها في القوائم menu ويفضل إتاحة أكثر من طريقة للوصول إلى المعالم الرئيسية
* اختيار نمط الواجهة : SDI أو MDI
* وضع الترتيبات للشاشات : اختيار العناصر المعتمدة لتصميم الشاشات ومن المفضل الاقتصار على أقل عدد من أدوات ActiveX بهدف المحافظة على جودة إدارة الذاكرة والسرعة
* إضافة الجاذبية : كل ما من شأنه تحسين المظهر
2- المبادئ الأساسية المتبعة في تصميم واجهة التطبيق :
- البساطة : يمكن استخدام أسلوب الكشف المتدرج
- تقديم إجابات وليس طرح تساؤلات : كوضع قيم افتراضية للحقول
- المرونة : عدة طرق لإنجاز مهمة ما
- الابتعاد عن الصرامة : عدم المبالغة في التحقق من صحة البيانات قبل حفظها وعند عرض رسالة خطأ يجب مراعاة وضوح مدلولها
- الاحتفاظ ببعض المعلومات التي تزيد من فعالية عمل المستخدم : مثل أسماء آخر ملفات تم حفظها ، مواقع النوافذ على الشاشة . الخ
- الاستجابة للمستخدم : أي حفظ التغيرات التي يجريها للبيانات بدون سؤاله .. مع إمكانية التراجع عنها إذا أراد ذلك بسهولة
- الانسجام مع قواعد windows : مثلاً إعطاء الوظائف المتعارف عليها للمفاتيح كمفتاح F1 للمساعدة دائماً
- عرض الشاشة المناسبة في بداية التطبيق : من المفضل تحاشي تقديم شاشة فارغة في بدء التطبيق ويمكن مثلاً عرض شاشة ترحيب
3- التحقق من تصميم واجهة التطبيق :
= التحقق من المعالم : وذلك بالاستعانة بحالات الاستخدام التي جرى توثيقها في مرحلة التصميم مع التركيز على الهدف
* إنشاء النموذج الأولي
* التحقق من صلاحية واجهة النطبيق وذلك بالاستعانة بالمستخدمين لتجربة استخدامها
4- توثيق تصميم واجهة التطبيق :
- قائمة بأهداف المستخدم
- قائمة بمعالم التطبيق
- لقطات للشاشات وملاحظات عنها
- حالات استخدام معينة مع ذكر الخطوات اللازمة لانجازها
التصميم مع التركيز على التنفيذ:
1- اعتماد هيكلية النظام :
- هيكلية وحيدة الكتلة : نظام وحيد المستخدم ومحلي
- هيكلية مخدم الملفات : شبكة محلية
- هيكلية مخدم/عميل من طبقتين : عبر سواقة ODBC
- هيكلية مخدم/عميل بثلاث طبقات : واجهة التطبيق - عناصر الأعمال - قاعدة البيانات
2- تحديد هيكلية النظام :
- الهيكلية الفيزيائية : كيفية توزيع الحواسب والطابعات والسكانر بين الموظفين وصاحب المكتب والمحاسب ..الخ
- الهيكلية المنطقية :
- تصميم العناصر التي تشكل الهيكلية المنطقية : ووتضمن واجهة التطبيق - قاعدة البيانات - لأصناف ... الخ
3- التحقق من التصميم مع التركيز على التنفيذ :
- العودة إلى حالات الاستخدام
- ضمان التعاون التام بين الأغراض
- إنشاء النموذج الأولي
4- وثائق التصميم مع التركيز على التنفيذ :
* وصف هيكلية النظام : المنطقية والفيزيائية
* تصميم العناصر :
* تعريف الأصناف : قائمة الخصائص والطرائق والأحداث
* نقاط التنفيذ : وهي الحلول المعتمدة في مواضيع التنفيذ
* حالات الاستخدام
تصميم البيانات:
1- فرز البيانات حسب : حسب نوعها وأماكن تخزينها : ملف بيانات - قاعدة بيانات - سجل ويندوز - البنى الداخلية .
2- إنشاء واجهة التعامل مع البيانات حسب نوعها
3- اعتبارات إضافية :
* مدير قاعدة البيانات : في حال وجوده يجب إدخال المسؤول عن قاعدة
البيانات في عملية تصميم البيانات منذ البداية
* أدوات قاعدة البيانات يجب اعتماد الأدوات الأكثر ملائمة لأهداف المشروع
* حجم البيانات
* تكامل البيانات
* الأمن
* النقل عبر الشبكة
* الأداء
* توثيق تصميم البيانات
- التصميم العام للبيانات : نوعها وفي أي جزء من ا8اتم التعامل معها
- تصميم قاعدة البيانات : (إذا اعتمدت) ذكر الحقول ومخطط العلاقات ..الخ
- الاجرائيات المخزنة/القادحات : إذا وجدت
- صيغة الملفات (إذا اعتمدت ملفات ذات صيغة خاصة بالمشروع)
- إعدادات التشكيل : أسماء وقيم المفاتيح والمتحو1لات في الريجستري أو ملفات INI
الهدف من البحث:
متطلبات إدارية وتنظيمية وبشرية:
• الحد من بيروقراطية العمل المكتبي وتبسيط إجراءات العمل.
• تطبيق الأساليب الحديثة والمعاصرة فى مختلف سياسات الموارد البشرية.
• إتاحة الفرصة للترقية وتنمية الكفاءات وتنمية المسارات الوظيفية أمام العاملين فى مجال تكنولوجيا المعلومات.
• تدعيم وتأييد الإدارة العليا لتطبيق تكنولوجيا المعلومات على مستوى المنظمة ككل.
• تنمية نظام فعال للمزايا والأجور للعاملين فى مجال تكنولوجيا المعلومات يساعد على إخراج كل ما لديهم من إبداعات وطاقات.
• الانتقال من الوسائل التقليدية فى تقييم أداء العاملين إلى الوسائل الحديثة فى التقييم على أساس فرق العمل.
• تدعيم وجود الكوادر البشرية ذات الاستعداد والإصرار فى تبني تكنولوجيا المعلومات وتطبيقها.
متطلبات فنية:
• العمل على سيطرة الحاسب الآلي على كافة عمليات ومعاملات المنظمة مما يستلزم نوعية حديثة من المهارات الخاصة.
• توافر البرامج التدريبية التي تسعى لتنمية قدرات الأفراد فيما يتعلق بالتفكير والابتكار والإبداع والتحكم فى أصول وتطبيقات الحاسب.
• ضرورة توافر القدرة الفنية لدى العاملين للاستخدام وتشغيل الحاسب الآلي لمتابعة ما يستحدث فى هذا الصدد.
• تحقيق تطبيقات تكنولوجيا المعلومات توقعات مستخدميها فيما يتعلق بالنواحي الفنية لتصميم النظام وكذلك العمليات التطبيقية.
• الاعتماد على مصادر متعددة لتوفير الكفاءات المتخصصة فى مجال تكنولوجيا المعلومات.
متطلبات اجتماعية ونفسية:
• السعي لتأمين ثقافة تنظيمية تعتمد على دور وأهمية المعلوماتية فى اتخاذ القرارات.
• العمل بروح الفريق وتدعيم روح المعاونة والمساندة.
• ضرورة تنمية الاتجاهات الإيجابية لدى الأفراد والعاملين نحو تطبيق تكنولوجيا المعلومات.
• دعم وتنمية مهارات العاملين والسعي لتوفير الأفكار الجديدة وإمدادهم بالدعم المعنوي.
• القدرة على التآلف مع أدوات اكتساب المعرفة وطرق الوصول إلى المعلومات.
• زيادة قدرات العاملين على التعلم وحثهم على التعرف على كل ما هو حديث فى مجال تكنولوجيا المعلومات.
متطلبات مالية:
• توفير الدعم المالي المطلوب لإدخال تكنولوجيا المعلومات بحسب متطلبات كل جهة إدارية.
• القيام بالتحليل المالي اللازم تجاه استخدام تكنولوجيا المعلومات لتحقيق اقتصاديات تشغيلها.
• اعتمادات دراسات الجدوى المالية والاقتصادية اللازمة قبل إدخال تكنولوجيا المعلومات لتأكيد فوائدها على المدى البعيد.
المراجع:
1- http://ynabe3.blogspot.com/2011/05/blog-post_23.html
2- http://kenanaonline.com/users/esraaa/posts/112116
3- فن الاتصال فى الإدارة، إعداد: هاني عرب، ملتقى البحث العلمي. http://www.4shared.com/office/Fm3Vs3-P/_online.html
4- تكنولوجيا المعلومات فى خدمة الإدارة المعاصرة، http://search.4shared.com/postDownload/w2rHAbRv/_____.html
5- http://www.infotechaccountants.com/
مع تحيات الأستاذ السيد مصطفى
كتابة وإعداد الرسائل العلمية والأبحاث فى كافة المجالات بأقل الأسعار اتصل على:
01021308180 أو 01227101840
» دورة تطبيق أدوات مراقبة العمليات الإحصائية (Spc) وقدرة العمليات والأداء، والأدوات السبع لمراقبة الجودة
» دورة الحزام الأخضر المعتمدة في سداسية سيجما- ورشة عمل فى الجودة والانتاجية
» دورة الأخصائي المعتمد في إدارة نظم الجودة-دورات-فى الجودة والانتاجية
» دورة أدوات منهجية Lean: الحد من الهدر، وتقليل وقت الدورة، ونموذج كايزن-مركزالتدريبitr
» دورة معايير قياس فعالية الموارد البشرية على الأداء التنظيمي ضمن أطر العمل -دورات الموارد البشرية والتدريب في القاهرة #
» دورة قياس فعالية الموارد البشرية وآليات تحليلها -تعقد في القاهرة #شرم الشيخ #اسطنبول #ITR
» دورة طرق إدارة الموظفين وتنظيم علاقات العمل-دورات -فى الموارد البشرية والتدريب
» دورة طرق إدارة الموظفين وتنظيم علاقات العمل-دورات -فى الموارد البشرية والتدريب